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Durchführung von Projekten in Leitaktion 2

Änderungen in einer Konsortialpartnerschaft / Corona-Pandemie

Kontaktieren Sie uns bitte rechtzeitig, wenn Änderungen der vertraglichen Vereinbarungen zu Ihrem Projekt eintreten. Informieren Sie uns bitte auch über Änderungen bei den Stammdaten, der Kontoverbindung oder bei den Projektverantwortlichen. Hinweise zu den verschiedenen möglichen Änderungen und zu Änderungen aufgrund der COVID-19-Pandemie finden Sie unten.

Corona-Pandemie / COVID-19

Stornierung von Aktivitäten aufgrund der COVID-19-Pandemie

Wenn in Ihrem Projekt Mobilitäten aufgrund des Corona-Virus nicht durchgeführt werden können und Ihrer Schule Stornokosten entstanden sind (Fahrtkosten, Hotelkosten), kann der PAD prüfen, ob der Grundsatz der „höheren Gewalt“ angewendet werden kann. Dieser ermöglicht es, entstandene Kosten im Rahmen Ihres genehmigten Projektbudgets geltend zu machen. In einem solchen Fall "höherer Gewalt" ist der PAD unverzüglich zu benachrichtigen.

Damit wir prüfen können, ob wir Zuschüsse anerkennen können, benötigen wir von Ihnen folgende Unterlagen, die Sie uns möglichst bald per Post oder als Scan an eine E-Mail angehängt zukommen lassen:

  • Ein von der Leitung der Einrichtung unterzeichnetes Schreiben, in dem die Umstände der Absage der Mobilität kurz erläutert werden.
  • Nachweis der entstandenen Kosten:
    • Für Fahrtkosten: Nachweis über Buchung / Zahlung der Reise
    • Aufenthaltskosten: Kosten für Unterkunft.
    • Darüber hinaus der Nachweis, dass Kosten (bzw. welche Kosten) nicht erstattet werden konnten (z. B. Erläuterung der Stornierungsmodalitäten; keine Rückerstattung aus einer Reiserücktrittsversicherung). Aufgrund der Virus-Pandemie erfolgen in vielen Fällen auch Kostenerstattungen , obwohl solche auf den ursprünglichen Buchungsnachweisen ausgeschlossen sind (z. B. Deutsche Bahn). Wir bitten Sie, dies für Ihre jeweilige Situation zu überprüfen und weisen Sie darauf hin, dass Sie verpflichtet sind, die Kosten so gering wie möglich zu halten.

Die Erstattung von Stornokosten erfolgt aus dem vertraglich gewährten Gesamtzuschuss, d. h. es werden dadurch Mittel verbraucht. Eine nachträgliche Erhöhung dieses Zuschussesist nicht möglich. Bitte beachten Sie auch, dass Sie uns Rückerstattungen, die zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen, unverzüglich mitteilen müssen. Die Abrechnung der ausgefallenen Mobilität/en erfolgt im Rahmen der Abschlussberichterstattung. Bitte kennzeichnen Sie die ausgefallene/n Mobilität/en im Mobility Tool mit dem Häkchen „Höhere Gewalt“ und geben Sie eine Erläuterung im dazugehörigen Textfeld, die die Worte "COVID-19" oder "Corona" enthält.

Bitte beachten Sie: Wenn zum Zeitpunkt der Buchung das Zielgebiet bereits als Virusvarianten- oder Hochrisikogebiet (siehe https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete_neu.html) eingestuft wurde, erfolgt bei Stornierungen grundsätzlich keine Erstattung durch EU-Mittel.

Bezuschussung von Online-Aktivitäten aufgrund der COVID-19-Pandemie

Wenn Sie virtuelle Aktivitäten planen, können Sie Zuschüsse für online durchgeführte Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten (AUL), beispielsweise Videokonferenzen, bei denen die Teilnehmenden gemeinsam am Projekt arbeiten, erhalten. Auch virtuelle Multiplikatorenveranstaltungen werden bis zu einem Betrag von 5.000 EUR bezuschusst. Zudem können bestimmte Außergewöhnliche Kosten geltend gemacht werden. Die genauen Regelungen finden Sie im Addendum zu Anhang III der Finanzhilfevereinbarung (deutsche Version / englische Version ) Für Projekte, die vor 2020 begonnen haben, gilt das Addendum erst, nachdem ein Änderungsantrag eingereicht und dieser vom PAD bewilligt wurde. Anschließend gilt:

  • Es können bis zu 60% der gewährten Zuschüsse für AUL, länderübergreifende Projekttreffen, Multiplikatorenveranstaltungen und Außergewöhnliche Kosten in jede andere Budgetkategorie, in deren Rahmen eine virtuelle Aktivität durchgeführt wird, verschoben werden (mit Ausnahme von Projektmanagement und -durchführung und Außergewöhnliche Kosten), ohne dass es einer weiteren Vertragsänderung bedarf. Bitte beachten Sie: Eine Mittelübertragung von mehr als 20% in die Kategorie Intellectual Outputs ist im Rahmen des Addendums nicht möglich, sondern muss, falls erforderlich, gesondert beantragt werden.
  • Sie können für jeden Teilnehmer und jede Teilnehmerin an einer virtuellen AUL einen Zuschuss in der Kategorie Aufenthaltskosten in Höhe von 15% des regulären Zuschusses geltend machen.
    • Berechnet wird dieser Zuschuss durch die Anzahl der Tage der virtuellen Mobilität multipliziert mit der Anzahl der Teilnehmenden sowie 15% der zugrundeliegenden Tagespauschale für Lernende oder Begleitpersonen gemäß Anhang IV. Beispiel: Eine Lehrkraft nimmt drei Tage an einer virtuellen Aktivität teil. Berechnung: 3 Tage x 0,15 x Tagessatz 106 EUR = 47,70 EUR.
    • Als Beleg müssen Sie mit dem Abschlussbericht eine durch die durchführende oder die eigene Einrichtung unterschriebene Teilnahmebestätigung mit Namen der Teilnehmenden, Zweck sowie Start- und Enddatum einreichen.
  • Sie können pro projektexterne Person, die an einer vom Projekt durchgeführten virtuellen Multiplikatorenveranstaltung teilnimmt, 15 EUR geltend machen. Insgesamt können Sie für virtuelle Multiplikatorenveranstaltungen bis zu 5.000 EUR geltend machen.
  • Es können außerdem bis zu 10% der bewilligten Zuschüsse aus jeder beliebigen Budgetkategorie in die Kategorie Außergewöhnliche Kosten für die Anschaffung oder Anmietung von Ausstattung, die zur Durchführung von virtuellen Aktivitäten notwendig ist, verschoben werden. Dies gilt auch, wenn ursprünglich keine Zuschüsse für die Budgetkategorie Außergewöhnliche Kosten vorgesehen waren. Es werden 75% der nachweislich entstandenen Kosten erstattet. Die Rechnungen müssen mit dem Abschlussbericht eingereicht werden.

Wenn Sie keine Zuschüsse für virtuelle Aktivitäten beantragen möchten, gelten die Finanzhilfevereinbarung und die regulären Zuschusssätze unverändert.

Projektverlängerung aufgrund der COVID-19-Pandemie

Wenn Sie aufgrund der Corona-Pandemie in der Durchführung Ihres Projekts eingeschränkt sind und daher eine Projektverlängerung beantragen wollen, nutzen Sie bitte den Änderungsantrag. Projekte können um maximal 12 Monate verlängert werden; die Gesamtdauer nach Verlängerung der Projektlaufzeit kann maximal 36 Monate betragen und das Projekt muss spätestens zum 31.8. des dritten Jahres nach Antragstellung enden. Bitte einigen Sie sich über die Verlängerung mit Ihrem Projektteam.

Anträge auf Verlängerung des Projekts können ab Januar 2021 auch für Konsortialpartnerschaften mit Projektbeginn 2020 gestellt werden. Der Zuschuss erhöht sich durch die Verlängerung nicht.

  • Finanzhilfevereinbarung

    Bei verschiedenartigen Änderungen der vertraglich vereinbarten Bedingungen ist es notwendig, diese Änderungen durch Anträge bei der Nationalen Agentur bewilligen zu lassen. Vor Einreichen eines Änderungsantrags sollten Sie zuerst Ihre zuständige Sachbearbeiterin oder Ihren zuständigen Sachbearbeiter (siehe Vertragsunterlagen) kontaktieren, da nicht jede Korrektur im Projektablauf eine Vertragsergänzung voraussetzt bzw. nicht jede Änderung möglich ist. Generell gilt, dass der vertraglich festgesetzte Gesamtzuschuss nachträglich nicht erhöht werden kann. Änderungsformulare können per Post, per Fax, oder mit eingescannter Unterschrift der zeichnungsberechtigten Person auch als E-Mail bei der Nationalen Agentur im PAD eingereicht werden.

    Der Änderungsantrag muss rechtzeitig vor Umsetzung einer Änderung beim PAD eingereicht werden. Erst nach Bewilligung des Änderungsantrags durch den PAD tritt die Änderung in Kraft. Im letzten Monat der Projektlaufzeit kann kein Änderungsantrag mehr gestellt werden.

  • Kontaktpersonen
    • Bitte teilen Sie uns den Wechsel der zeichnungsberechtigten Person einer der beteiligten Einrichtungen oder der Kontaktperson des Konsortialführers umgehend mit, damit wir unsere Kontaktdaten aktualisieren können.
    • Es ist von großer Wichtigkeit, dass die E-Mail-Adressen stets aktuell sind. Bei aktuellen Informationen wird stets die uns benannte Kontaktperson des Konsortialführers per E-Mail informiert.
    • Es liegt in der Verantwortung der Kontaktperson, dass Informationen die für das Projekt relevanten Personen erreichen.
    • Im Mobility Tool muss die bisherige Kontaktperson des Konsortialführers die neue Kontaktperson anlegen und als bevorzugten Kontakt ausweisen. Beim eigenen Datensatz ist das Häkchen bevorzugter Kontakt dagegen herauszunehmen.
    • Wenn sich die Kontaktperson für das Registrierungsportal ändert, muss dies noch von der bisherigen Kontaktperson angepasst werden. Dafür muss sie sich ein letztes Mal mit ihrem Benutzerzugang (EU Login) einloggen. Hier finden Sie weitere Informationen.
    • Bewahren Sie die EU Login Zugangsdaten gut auf, damit der Zugang zu den Online-Portalen der EU jederzeit gewährleistet ist.
  • Stammdaten

    Sollten sich Stammdaten Ihrer Einrichtung wie Name oder Adresse ändern, müssen diese Informationen im Registrierungsportal von Ihnen eingegeben werden. Diese Änderungen werden dann automatisch in unsere Datenbank übernommen.

    Weitere Informationen und den Link finden Sie hier.

    Informieren Sie Ihre Ansprechperson im PAD umgehend über vorgenommene Änderungen.

  • Bankverbindung

    Sollte sich das Konto, auf das Förderbeträge überwiesen werden sollen, ändern, ist dringend Ihre Ansprechperson im PAD zu informieren, damit die Zahlungen korrekt ausgeführt werden können.

    Damit ein neues Konto verwendet werden kann, muss wie bei der ursprünglichen Registrierung zusätzlich das Formblatt Finanzangaben neu ausgefüllt und im Registrierungsportal hochgeladen werden. Informationen sowie das Formblatt (unter "Welche Unterlagen werden für Projekte in Leitaktion 2 benötigt?") finden Sie hier.

     

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