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Erasmus+ bis 2020

Durchführung von Projekten in Leitaktion 2

Änderungen in einer Schulpartnerschaft / Corona-Pandemie

Kontaktieren Sie uns bitte rechtzeitig, wenn Änderungen der vertraglichen Vereinbarungen zu Ihrem Projekt eintreten. Informieren Sie uns bitte auch über Änderungen bei den Stammdaten, der Kontoverbindung, bei den Projektverantwortlichen oder der Schulleitung. Hinweise zu den verschiedenen möglichen Änderungen und zu den Regelungen in Zusammenhang mit der Corona-Pandemie finden Sie unten.

Corona-Pandemie / COVID-19

Stornierung von Aktivitäten aufgrund der COVID-19-Pandemie

Wenn in Ihrem Projekt Mobilitäten aufgrund des Corona-Virus nicht durchgeführt werden können und Ihrer Schule Stornokosten entstanden sind (Fahrtkosten, Hotelkosten), kann der PAD prüfen, ob der Grundsatz der „höheren Gewalt“ angewendet werden kann. Dieser ermöglicht es, entstandene Kosten im Rahmen Ihres genehmigten Projektbudgets geltend zu machen. In einem solchen Fall "höherer Gewalt" ist der PAD unverzüglich zu benachrichtigen.

Damit wir prüfen können, ob wir Zuschüsse anerkennen können, benötigen wir von Ihnen folgende Unterlagen, die Sie uns möglichst bald per Post oder als Scan an eine E-Mail angehängt zukommen lassen:

  • Ein von der Schulleitung unterzeichnetes Schreiben, in dem die Umstände der Absage der Mobilität kurz erläutert werden, bzw. falls zutreffend das Absageschreiben der gastgebenden Schule.
  • Nachweis der entstandenen Kosten:
    • Für Fahrtkosten: Nachweis über Buchung / Zahlung der Reise
    • Aufenthaltskosten: Kosten für Unterkunft.
    • Darüber hinaus der Nachweis, dass Kosten (bzw. welche Kosten) nicht erstattet werden konnten (z. B. Erläuterung der Stornierungsmodalitäten; keine Rückerstattung aus einer Reiserücktrittsversicherung). Aufgrund der Virus-Pandemie erfolgen in vielen Fällen auch Kostenerstattungen , obwohl solche auf den ursprünglichen Buchungsnachweisen ausgeschlossen sind (z. B. Deutsche Bahn). Wir bitten Sie, dies für Ihre jeweilige Situation zu überprüfen und weisen Sie darauf hin, dass Sie verpflichtet sind, die Kosten so gering wie möglich zu halten.

Die Erstattung von Stornokosten erfolgt aus dem vertraglich gewährten Gesamtzuschuss, d. h. es werden dadurch Mittel verbraucht. Eine nachträgliche Erhöhung dieses Zuschusses ist nicht möglich. Bitte beachten Sie auch, dass Sie uns Rückerstattungen, die zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen, unverzüglich mitteilen müssen. Die Abrechnung der ausgefallenen Mobilität/en erfolgt im Rahmen der Abschlussberichterstattung. Bitte kennzeichnen Sie die ausgefallene/n Mobilität/en im Mobility Tool mit dem Häkchen „Höhere Gewalt“ und geben Sie eine Erläuterung im dazugehörigen Textfeld, die die Worte "COVID-19" oder "Corona" enthält.

Bitte beachten Sie: Wenn zum Zeitpunkt der Buchung das Zielgebiet bereits als Virusvarianten- oder Hochrisikogebiet (siehe https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete_neu.html) eingestuft wurde, erfolgt bei Stornierungen grundsätzlich keine Erstattung durch EU-Mittel.

Durchführung von Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten und die COVID-19-Pandemie

Wenn Sie bzw. die Teilnehmenden Ihres Projekts in den kommenden Wochen/Monaten eine Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivität (AUL) durchführen möchten, ist dies grundsätzlich in Absprache mit der Schulaufsicht möglich.

Voraussetzung hierfür ist die Berücksichtigung der landesspezifischen Vorgaben durch die Kultusministerien/Senatsverwaltungen für innereuropäische Mobilitäten. Zudem muss das schriftliche Einverständnis der Leitung Ihrer Einrichtung (vor Buchung) vorliegen.

Eine Verschiebung von AUL auf einen späteren Zeitpunkt im Projektzeitraum ist möglich - ein Änderungsantrag ist nicht notwendig.

Bezuschussung von Online-Aktivitäten aufgrund der COVID-19-Pandemie

Wenn Sie virtuelle Aktivitäten planen, können Sie Zuschüsse für online durchgeführte Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten (AUL), beispielsweise Videokonferenzen der Lehrkräfte zur gemeinsamen Fortbildung oder Videokonferenzen, bei denen die Schülerinnen und Schüler gemeinsam am Projekt arbeiten, erhalten. Zudem können bestimmte Außergewöhnliche Kosten geltend gemacht werden. Die genauen Regelungen finden Sie im Addendum zu Anhang III der Finanzhilfevereinbarung. Für Projekte, die vor 2020 begonnen haben, gilt das Addendum erst, nachdem ein Änderungsantrag eingereicht und dieser vom PAD bewilligt wurde. Anschließend gilt:

  • Sie können für jeden Teilnehmer und jede Teilnehmerin an einer virtuellen AUL einen Zuschuss in der Kategorie Aufenthaltskosten in Höhe von 15% des regulären Zuschusses geltend machen.
    • Berechnet wird dieser Zuschuss durch die Anzahl der Tage der virtuellen Mobilität multipliziert mit der Anzahl der Teilnehmenden sowie 15% der zugrundeliegenden Tagespauschale für Lernende oder Begleitpersonen gemäß Anhang IV. Beispiel: Eine Schülerin nimmt 3 Tage an einer virtuellen Aktivität teil. Berechnung: 3 Tage x 0,15 x Tagessatz 58 EUR = 26,10 EUR.
    • Als Beleg müssen Sie mit dem Abschlussbericht eine durch die durchführende oder die eigene Einrichtung unterschriebene Teilnahmebestätigung mit Namen der Teilnehmenden, Zweck sowie Start- und Enddatum einreichen.
    • Die Mindestdauer einer virtuellen AUL beträgt wie bei einer regulären AUL ebenfalls drei aufeinanderfolgende Tage.
  • Es können außerdem bis zu 10% der bewilligten Zuschüsse für AUL in die Kategorie Außergewöhnliche Kosten für die Anschaffung oder Anmietung von Ausstattung, die zur Durchführung von virtuellen Aktivitäten notwendig ist, verschoben werden. Dies gilt auch, wenn ursprünglich keine Zuschüsse für die Budgetkategorie Außergewöhnliche Kosten vorgesehen waren. Es werden 75% der nachweislich entstandenen Kosten erstattet. Die Rechnungen müssen mit dem Abschlussbericht eingereicht werden.

Wenn Sie keine Zuschüsse für virtuelle Aktivitäten beantragen möchten, gelten die Finanzhilfevereinbarung und die regulären Zuschusssätze  unverändert.

Projektverlängerung aufgrund der COVID-19-Pandemie

Wenn Sie aufgrund der Corona-Pandemie in der Durchführung Ihres Projekts eingeschränkt sind und daher eine Projektverlängerung beantragen wollen, nutzen Sie bitte den Änderungsantrag. Projekte können um maximal 12 Monate verlängert werden. Die Gesamtdauer nach Verlängerung der Projektlaufzeit kann maximal 36 Monate betragen und das Projekt muss spätestens zum 31.8. des dritten Jahres nach Antragstellung enden. Bitte einigen Sie sich über die Verlängerung mit Ihren Projektpartnern. Anschließend muss jeder Projektpartner einen eigenen Antrag auf Verlängerung bei seiner zuständigen Nationalen Agentur stellen.

  • Finanzhilfevereinbarung

    Bei verschiedenartigen Änderungen der vertraglich vereinbarten Bedingungen ist es notwendig, diese Änderungen durch Anträge bei der Nationalen Agentur bewilligen zu lassen. Vor Einreichen eines Änderungsantrags sollten Sie immer zuerst Ihre zuständige Sachbearbeiterin oder Ihren zuständigen Sachbearbeiter kontaktieren, da nicht jede Korrektur im Projektablauf eine Vertragsergänzung voraussetzt bzw. nicht jede Änderung möglich ist. Generell gilt, dass der vertraglich festgesetzte Gesamtzuschuss nachträglich nicht erhöht werden kann. Änderungsformulare können per Post, per Fax, oder mit eingescannter Unterschrift der zeichnungsberechtigten Person auch als E-Mail bei der Nationalen Agentur im PAD eingereicht werden.

    Der Änderungsantrag muss rechtzeitig vor Umsetzung einer Änderung beim PAD eingereicht werden. Erst nach Bewilligung des Änderungsantrags durch den PAD tritt die Änderung in Kraft. Im letzten Monat der Projektlaufzeit kann kein Änderungsantrag mehr gestellt werden.

  • Kontaktpersonen
    • Bitte teilen Sie uns den Wechsel der Leitung oder Kontaktperson umgehend mit, damit wir unsere Kontaktdaten aktualisieren können.
    • Es ist von großer Wichtigkeit, dass die E-Mail-Adressen stets aktuell sind. Bei aktuellen Informationen wird stets die uns benannte Kontaktperson der deutschen Schule per E-Mail informiert.
    • Es liegt in der Verantwortung der Kontaktperson des Projektes, dass Informationen die für das Projekt relevanten Personen erreichen.
    • Im Mobility Tool muss die bisherige Kontaktperson die neue Kontaktperson anlegen und als bevorzugten Kontakt ausweisen. Beim eigenen Datensatz ist das Häkchen "bevorzugter Kontakt" dagegen herauszunehmen.
    • Wenn sich die Kontaktperson für das registrierungsportal ändert, muss dies noch von der bisherigen Kontaktperson angepasst werden. Dafür muss sie sich ein letztes Mal mit ihrem Benutzerzugang (EU Login) einloggen. Weitere Informationen finden Sie hier.
    • Bewahren Sie die EU-Login Zugangsdaten gut auf, damit der Zugang zu den Online-Portalen der EU jederzeit gewährleistet ist.
  • Stammdaten

    Sollten sich Stammdaten Ihrer Einrichtung wie Name oder Adresse ändern, müssen diese Informationen im Organisationsregistrierungssystem (ORS) von Ihnen eingegeben werden. Diese Änderungen werden dann automatisch in unsere Datenbank übernommen.

    Weitere Informationen und den Link finden Sie hier.

    Informieren Sie Ihren Sachbearbeiter / Ihre Sachbearbeiterin umgehend über vorgenommene Änderungen.

  • Bankverbindung

    Sollte sich das Konto, auf das Förderbeträge überwiesen werden sollen, ändern, ist dringend Ihre Sachbearbeiterin / Ihr Sachbearbeiter zu informieren, damit die Zahlungen korrekt ausgeführt werden können.

    Damit ein neues Konto verwendet werden kann, muss wie bei der ursprünglichen Registrierung zusätzlich das Formblatt Finanzangaben neu ausgefüllt und im Organisationsregistrierungssystem (ORS) hochgeladen werden. Informationen sowie das Formblatt (unter "Welche Unterlagen werden für Projekte in Leitaktion 2 benötigt?") finden Sie hier.

     

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