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Erasmus+ bis 2020

Durchführung von Projekten in Leitaktion 1

Mobilitätsprojekte für Schulpersonal – Europäische Fortbildungen

Der Kontakt zwischen dem PAD und den geförderten Institutionen beschränkt sich nicht auf die Antragstellung zu Beginn und die Berichterstattung in einem Abschlussbericht am Ende des Projektes. Auch während der Laufzeit eines Projektes stehen Sie mit uns in Verbindung.

Im Folgenden geben wir Ihnen Hinweise, die Sie bei der Durchführung Ihres bewilligten Fortbildungsprojektes beachten sollten.

Hinterlegen Sie die jeweiligen Zugangsdaten (jetzt: EU Login, vormals: ECAS) gut bei Ihren Projektunterlagen, um den Zugang zum Registrierungsportal (ORS) und zum Mobility Tool während der gesamten Projektlaufzeit zu gewährleisten.

Festlegung von Teilnehmenden und Maßnahmen

  • Die geförderte Einrichtung muss in Absprache mit Ihrem Kollegium entscheiden, welche Personen welche Maßnahmen besuchen sollen.
  • Festsetzung der Höhe und Modalitäten der Zahlungen an die Teilnehmenden. Denken Sie daran, dass Ihrer Einrichtung bis zur Einreichung des Abschlussberichts nur 80 % der bewilligten Gelder zur Verfügung stehen.
    Falls Personen mehrere Kurse besuchen, ist zu beachten, dass die Kursgebühren mit maximal 700 Euro pro Person über die gesamte Laufzeit des Projektes gefördert werden.
  • Fortbildungskurse und Reisen können von der Schule oder den einzelnen Teilnehmenden gebucht werden.
  • Beachten Sie, dass Fortbildungskurse teilweise von „kommerziellen Vermittlern“ vermarktet werden. Aus gegebenem Anlass weisen wir darauf hin, dass alle Kursangebote i. d. R. auch direkt bei den Kursanbietern gebucht werden können. Kommerzielle Vermittler stellen oftmals zusätzliche hohe Service- oder Anmeldekosten in Rechnung.
  • Abschluss von Teilnehmervereinbarungen:
    Die Teilnehmervereinbarung (s. entsprechenden Anhang der Finanzhilfevereinbarung) regelt die vertraglichen Bedingungen zwischen der geförderten antragstellenden Einrichtung und jeder einzelnen Teilnehmerin bzw. jedem einzelnen Teilnehmer an einer Fortbildungsmaßnahme über die jeweiligen Aufgaben und die Auszahlung des Zuschusses. Diese ist nicht beim PAD einzureichen, sondern verbleibt bei den Unterzeichnern. Die Anlage "Mobilitätsvereinbarung" (Anlage I des Dokuments) ist nur bei Job-Shadowings und Lehraufenthalten zu verwenden. Bei strukturierten Fortbildungskursen ist der Inhalt durch die Buchung automatisch vereinbart. Wir stellen Ihnen die Teilnehmervereinbarung für das jeweilige Antragsjahr im Bereich Vertragsunterlagen zur Verfügung.

A1-Entsendebescheinigungen für Dienstreisen in andere EU-Staaten

Seit Anfang 2019 müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Falle von Dienstreisen in andere EU-Staaten eine sogenannte A1-Bescheinigung aushändigen. Sie ist der Nachweis dafür, dass die Rechtsvorschriften des Entsendestaats und damit das dortige Sozialversicherungsrecht weiterhin gelten. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass auch Lehrkräfte, die im Rahmen von Austauschprogrammen ins Ausland reisen, von Kontrollen betroffen sind. Lehrkräften wird deshalb geraten, bei Mobilitäten sicherheitshalber die Bescheinigung mit sich führen. Zu Klärung der erforderlichen Formalitäten wird empfohlen, sich mit der für Personalangelegenheiten zuständigen Stelle in Verbindung zu setzen.

Mehr Informationen zum Vordruck A1 und seiner Verwendung bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland

Teilnahmebestätigung und - für Job-Shadowings - Europass Mobilität

Der Nachweis für die Durchführung von Fortbildungsaktivitäten wird über Teilnahmebestätigungen erbracht. Diese sind bei Besuchen durch die Nationale Agentur oder bei Rechnungsprüfungen auf Anforderung vorzulegen.

Für den Besuch von Fortbildungskursen oder Konferenzen stellen die Veranstalter i. d. R. Teilnahmebestätigungen aus, die verwendet werden können.

Das School Education Gateway bietet die Möglichkeit, dort aufgeführte Fortbildungskurse zu bewerten. Dies erleichtert zukünftigen Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Auswahl eines Kurses. Von der Bewertungsfunktion sollte daher möglichst nach Durchführung der eigenen Fortbildung Gebrauch gemacht werden.

Im Fall von Hospitationen / Job-Shadowings oder Unterrichtstätigkeit im Ausland muss von der Leitung der besuchten Einrichtung eine Teilnahmebestätigung ausgestellt werden. Es empfiehlt sich, die dreisprachige Vorlage des PAD für die Teilnahmebestätigung [docx, 58 KB] zu verwenden.

Der EUROPASS Mobilität dokumentiert eine Lernerfahrung von beliebiger Dauer im Ausland, sofern bestimmte Kriterien beim Auslandsaufenthalt erfüllt sind. Dieses Dokument kann von der entsendenden Einrichtung für Ihre Mitarbeiter angefordert werden. Für den Schulbereich wird er vom PAD ausgegeben.

Dokumentation Ihres Projektes während der Laufzeit

  • Mit Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung verpflichten Sie sich unter anderem, das sogenannte Mobility Tool zu nutzen. In diesem Tool wird der Projektfortschritt dokumentiert.
  • Alle Mobilitäten im Rahmen Ihres Projekts müssen jeweils vor Beginn der Mobilität eingetragen werden. Es empfiehlt sich der Zeitpunkt, zu dem Buchungen vorgenommen werden, spätestens dann stehen die Teilnehmerin bzw. der Teilnehmer, Kursanbieter oder besuchte Partnereinrichtung und Zeitpunkt fest.
  • Zum Ende der Mobilitätsmaßnahmen werden automatisch E-Mails mit den Links zu den Teilnehmerberichten an die im Mobility Tool hinterlegten E-Mail-Adressen gesendet, die dann innerhalb von 30 Tagen von den Teilnehmenden auszufüllen und online einzureichen sind. Die Kontaktperson sollte die Einreichung überprüfen.
  • Am Ende der Projektlaufzeit erstellen Sie mit dem Mobility Tool den Abschlussbericht.
  • Nähere Informationen zu den in diesem Online-Tool einzugebenden Informationen finden Sie in Anhang III Ihrer Finanzhilfevereinbarung, unter Artikel II.A. 
  • Detaillierte Informationen zum Mobility Tool finden Sie unter im Bereich IT-Werkzeuge.

Zahlungen der Fördergelder

Die Zahlung der Fördergelder erfolgt in zwei Raten auf das im Registrierungsportal (ORS) angegebene Konto.

1. Rate:

Sobald die beiden unterzeichneten Vereinbarungen dem PAD vorliegen und gegengezeichnet sind, wird eine erste Rate in Höhe von 80 % des Gesamtzuschusses ohne weitere Ankündigung ausgezahlt.

2. Rate:

Die verbleibenden 20 % der Zuschusssumme werden nach Genehmigung des Abschlussberichts ausgezahlt, sofern die Aktivitäten wie im Antrag beschrieben und im Vertrag genehmigt durchgeführt werden. Prüfen Sie bei der Einreichung Ihres Berichts, ob das bei Vertragsabschluss angegebene Konto noch Gültigkeit hat. Im Falle einer Kontoänderung informieren Sie sich unter " Änderungen", welche Schritte notwendig sind. Nach Abrechnung des Projekts durch den PAD erhalten Sie einen Abrechnungsbescheid, in dem die Höhe der Schlusszahlung aufgeführt ist.

Zu beachten ist, dass keine weitere Information über die Höhe und den Zeitpunkt der Zahlungen an Antragsteller oder Kontoinhaber gehen, für die Information des Kontoinhabers ist die Kontaktperson zuständig.

Benötigte Gelder müssen vom Förderkonto abgerufen werden.

Schutz und Sicherheit der Teilnehmenden

Der Erasmus+ Programmleitfaden schreibt vor, dass jede am Programm teilnehmende Einrichtung „wirksame Verfahren und Regelungen eingerichtet haben [muss], um die Sicherheit und den Schutz der Teilnehmer zu fördern und gewährleisten“ (Programmleitfaden, S. 10f.) Dazu gehört auch, dass Sie nachhalten, dass die Teilnehmenden entsprechend versichert sind (Auslandskrankenversicherung, ggf. Reiseversicherung und Haftpflichtversicherung etc.).

Legen Sie den Teilnehmenden zudem eine Europäische Krankenversicherungskarte nahe. Diese kostenlose Karte eröffnet den Zugang zu medizinisch notwendigen Leistungen des öffentlichen Gesundheitswesens in allen 28 EU-Ländern sowie in Island, Liechtenstein und Norwegen zu den gleichen Bedingungen und Kosten (d. h. je nach Land auch kostenlos), die auch für die Bürger des jeweiligen Landes gegeben sind. Weitere Informationen zu dieser Karte sowie Angaben dazu, wo Sie diese Karte erhalten.

Fortbildungsmaßnahmen während der Corona-Pandemie

Informationen zum Umgang mit Stornierungen mit Bezug zu COVID-19 (Corona-Virus) sowie zur Verlängerung der Projektlaufzeit entnehmen Sie bitte den Informationen im Bereich Änderungen/COVID-19.

Grundsätzlich sollte sorgfältig abgewogen werden, ob Reisen in diesen Zeiten zwingend notwendig sind oder ob die geplanten Fortbildungen vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt absolviert werden können. Die Möglichkeit der Verlängerung der Projektlaufzeit auf bis zu 36 Monate bietet Ihnen hier eine gewisse Flexibilität. Zudem besteht die Möglichkeit, ausgefallene Fortbildungen durch virtuelle Mobilitäten zu ersetzen. Nähere Informationen hierzu finden Sie ebenfalls im Bereich Änderungen/COVID-19.

Können wir derzeit (physische) Mobilitäten innerhalb unseres Projekts durchführen?

Wenn Sie bzw. die Teilnehmenden Ihres Projekts in den kommenden Wochen/Monaten Fortbildungskurse besuchen, ein Job-Shadowing bzw. eine Hospitation durchführen oder an einer Partnereinrichtung unterrichten und die hierfür notwendigen Buchungen vornehmen möchten, ist dies grundsätzlich möglich. Voraussetzung hierfür ist die Berücksichtigung der landesspezifischen Vorgaben durch die Kultusministerien/Senatsverwaltungen und des Trägers Ihrer Einrichtung für innereuropäische Mobilitäten. Zudem muss das schriftliche Einverständnis der Leitung Ihrer Einrichtung vorliegen.

Wie verhält es sich mit Mobilitäten in ein „Risikogebiet“?

Sollte zum Zeitpunkt der Buchung das Zielland/die Zielregion einer Mobilität durch das Bundesministerium für Gesundheit, das Auswärtige Amt und das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat als Risikogebiet eingestuft sein (s. Liste unter https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete_neu.html), kann für diese Mobilität beim PAD keine Kostenerstattung für eine spätere Stornierung aufgrund von COVID-19 erfolgen.

Was passiert, wenn wir jetzt buchen und das Zielland/die Zielregion einer Mobilität erst nach Buchung zum Risikogebiet erklärt wird?

In diesem Fall können Sie die Erstattung ggf. entstandener Stornierungskosten im Rahmen der Gesamtabrechnung des Projekts beim PAD beantragen. Hierfür muss die schriftliche Zustimmung der Leitung Ihrer Einrichtung zur Fortbildungsreise vor der Buchung vorliegen.

Lesen Sie in diesem Leitfaden, welche Aspekte während der Projektdurchführung wichtig sind.

Informieren Sie sich hier über Kurse zur Lehrerfortbildung und Möglichkeiten für Lernmobilitäten in Europa.

Hinweis zur Kursbuchung

Fortbildungskurse werden teilweise von „kommerziellen Vermittlern“ vermarktet. Aus gegebenem Anlass weisen wir darauf hin, dass alle Kursangebote i. d. R. auch direkt bei den Kursanbietern gebucht werden können. Kommerzielle Vermittler stellen oftmals zusätzliche Service- oder Anmeldekosten in Rechnung.

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