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Erasmus+ bis 2020

Durchführung von Projekten in Leitaktion 1

Was tun bei Änderungen in einem laufenden Mobilitätsprojekt?

Kontaktieren Sie uns bitte rechtzeitig, wenn Änderungen der vertraglichen Vereinbarungen zu Ihrem Projekt eintreten. Informieren Sie uns bitte auch über Änderungen bei den Stammdaten, der Kontoverbindung oder bei den Projektverantwortlichen. Hinweise zu den verschiedenen möglichen Änderungen finden Sie in den unten stehenden Rubriken.

Corona-Pandemie / COVID-19

Stornierung von Aktivitäten aufgrund der COVID-19-Pandemie

Wenn in Ihrem Projekt Mobilitäten aufgrund des Corona-Virus nicht durchgeführt werden können und Ihrer Einrichtung Stornokosten entstanden sind (Fahrtkosten, Hotelkosten, ggf. Kurskosten), kann der PAD prüfen, ob der Grundsatz der „höheren Gewalt“ angewendet werden kann. Dieser ermöglicht es, entstandene Kosten im Rahmen Ihres genehmigten Projektbudgets geltend zu machen. In einem solchen Fall "höherer Gewalt" ist der PAD unverzüglich zu benachrichtigen.

Damit wir prüfen können, ob wir Zuschüsse anerkennen können, benötigen wir von Ihnen folgende Unterlagen, die Sie uns möglichst bald per Post oder als Scan an eine E-Mail angehängt zukommen lassen:

  • Ein von der Leitung Ihrer Einrichtung unterzeichnetes Schreiben, in dem die Umstände der Absage der Mobilität kurz erläutert werden, bzw. falls zutreffend das Absageschreiben der gastgebenden Einrichtung.
  • Nachweis der entstandenen Kosten:
    • Fahrtkosten: Nachweis über Buchung / Zahlung der Reise
    • Aufenthaltskosten: Nachweis über Kosten für Unterkunft.
    • Kursgebühren: Nachweis über Kurskosten
    • Darüber hinaus der Nachweis, dass Kosten (bzw. welche Kosten) nicht erstattet werden konnten (z. B. Erläuterung der Stornierungsmodalitäten; keine Rückerstattung aus einer Reiserücktrittsversicherung). Aufgrund der Virus-Pandemie erfolgen in vielen Fällen auch Kostenerstattungen, obwohl solche auf den ursprünglichen Buchungsnachweisen ausgeschlossen sind (z. B. Deutsche Bahn). Wir bitten Sie, dies für Ihre jeweilige Situation zu überprüfen und weisen Sie darauf hin, dass Sie verpflichtet sind, die Kosten so gering wie möglich zu halten.

Die Erstattung von Stornokosten erfolgt aus dem vertraglich gewährten Gesamtzuschuss, d. h. es werden dadurch Mittel verbraucht. Eine nachträgliche Erhöhung dieses Zuschusses ist nicht möglich. Bitte beachten Sie auch, dass Sie uns Rückerstattungen, die zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen, unverzüglich mitteilen müssen. Die Abrechnung der ausgefallenen Mobilität/en erfolgt im Rahmen der Abschlussberichterstattung. Bitte kennzeichnen Sie die ausgefallene/n Mobilität/en im Mobility Tool mit dem Häkchen „Höhere Gewalt“ und geben Sie eine Erläuterung im dazugehörigen Textfeld, die die Worte "COVID-19" oder "Corona" enthält. Eine ausführliche Anleitung zum Anlegen der Mobilitäten im Stornofall finden Sie hier:

Anleitung für das Anlegen von Mobilitäten mit Stornogebühren im Mobility Tool [pdf, 498 KB]

Bitte beachten Sie, dass Stornokosten für Fahrten in Risikogebiete (siehe https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete_neu.html), nicht erstattet werden können, wenn zum Zeitpunkt der Buchung das Zielgebiet bereits als Risikogebiet eingestuft wurde.

Durchführung von Fortbildungsaktivitäten während der COVID-19-Pandemie

Grundsätzlich sollte sorgfältig abgewogen werden, ob Reisen in diesen Zeiten zwingend notwendig sind oder ob die geplanten Fortbildungen vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt absolviert werden können. Die Möglichkeit der Verlängerung der Projektlaufzeit auf bis zu 36 Monate bietet Ihnen hier eine gewisse Flexibilität. Zudem besteht die Möglichkeit, ausgefallene Fortbildungen durch virtuelle Mobilitäten zu ersetzen. Nähere Informationen hierzu finden Sie ebenfalls im Bereich Änderungen/COVID-19.

Können wir derzeit (physische) Mobilitäten innerhalb unseres Projekts durchführen?

Wenn Sie bzw. die Teilnehmenden Ihres Projekts in den kommenden Wochen/Monaten Fortbildungskurse besuchen, ein Job-Shadowing bzw. eine Hospitation durchführen oder an einer Partnereinrichtung unterrichten und die hierfür notwendigen Buchungen vornehmen möchten, ist dies grundsätzlich möglich. Voraussetzung hierfür ist die Berücksichtigung der landesspezifischen Vorgaben durch die Kultusministerien/Senatsverwaltungen und des Trägers Ihrer Einrichtung für innereuropäische Mobilitäten. Zudem muss das schriftliche Einverständnis der Leitung Ihrer Einrichtung vorliegen.

Wie verhält es sich mit Mobilitäten in ein „Risikogebiet“?

Sollte zum Zeitpunkt der Buchung das Zielland/die Zielregion einer Mobilität durch das Bundesministerium für Gesundheit, das Auswärtige Amt und das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimatals Risikogebiet eingestuft sein (s. Liste unter https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete_neu.html), kann für diese Mobilität beim PAD keine Kostenerstattung für eine spätere Stornierung aufgrund von COVID-19 erfolgen.

Was passiert, wenn wir jetzt buchen und das Zielland/die Zielregion einer Mobilität erst nach Buchung zum Risikogebiet erklärt wird?

In diesem Fall können Sie die Erstattung ggf. entstandener Stornierungskosten im Rahmen der Gesamtabrechnung des Projekts beim PAD beantragen. Hierfür muss die schriftliche Zustimmung der Leitung Ihrer Einrichtung zur Fortbildungsreise vor der Buchung vorliegen.

Bezuschussung von Online-Aktivitäten aufgrund der COVID-19-Pandemie

Wenn Sie virtuelle Aktivitäten planen, können Sie nach Einreichung eines Änderungsantrags Zuschüsse für online durchgeführte strukturierte Fortbildungskurse oder Job-Shadowings / Hospitationen erhalten. Zudem können bestimmte Außergewöhnliche Kosten geltend gemacht werden. Die genauen Regelungen finden Sie im Addendum zu Anhang III der Finanzhilfevereinbarung. Dieses gilt nur, nachdem der Änderungsantrag bewilligt wurde. Anschließend gilt:

  • Sie können für jeden Teilnehmer und jede Teilnehmerin an einer virtuellen Mobilitätsaktivität die Organisationspauschale geltend machen. Reisekosten, Aufenthaltskosten und Kursgebühren sind für virtuelle Aktivitäten nicht förderfähig. Als Beleg müssen Sie mit dem Abschlussbericht eine durch die durchführende Einrichtung unterschriebene Teilnahmebestätigung mit Namen der Teilnehmenden, Zweck sowie Start- und Enddatum einreichen. Bzgl. des Standortes der Anbieter von Onlinekursen gibt es keine Einschränkungen. Die Mindestdauer von zwei Tagen gilt auch für virtuelle Mobilitätsaktivitäten.
  • Es können außerdem bis zu 10% der bewilligten Zuschüsse in die Kategorie Außergewöhnliche Kosten für die Anschaffung oder Anmietung von Ausstattung, die zur Durchführung von virtuellen Aktivitäten notwendig ist, verschoben werden. Dies gilt auch, wenn ursprünglich keine Zuschüsse für die Budgetkategorie Außergewöhnliche Kosten vorgesehen waren. Es werden 75% der nachweislich entstandenen Kosten erstattet. Die Rechnungen müssen mit dem Abschlussbericht eingereicht werden.

Wenn Sie keine Zuschüsse für virtuelle Aktivitäten beantragen möchten, müssen Sie keinen Änderungsantrag stellen und die Finanzhilfevereinbarung und die regulären Zuschusssätze gelten unverändert. Wenn Sie eine Projektverlängerung beantragen wollen, nutzen Sie bitte ebenfalls den Änderungsantrag.

Projektverlängerung aufgrund der COVID-19-Pandemie

Wenn Sie aufgrund der Corona-Pandemie in der Durchführung Ihres Projekts eingeschränkt sind und daher eine Projektverlängerung beantragen wollen, nutzen Sie bitte den Änderungsantrag. Die Gesamtdauer nach Verlängerung der Projektlaufzeit kann maximal 36 Monate betragen und das Projekt muss spätestens zum 31.08. des dritten Jahres nach Antragstellung enden. Projekte aus dem Antragsjahr 2018 können somit bis maximal 31.08.2021 verlängert werden, Projekte aus dem Antragsjahr 2019 bis maximal 31.08.2022 und Projekte aus dem Antragsjahr 2020 bis maximal 31.08.2023.

  • Finanzhilfevereinbarung
    • Nicht alle Veränderungen im Verlauf eines Fortbildungsprojekts sind dem PAD mitzuteilen. Die Antragsstellung und entsprechend die Finanzhilfevereinbarung bieten Ihnen eine gewisse Flexibilität bei der Umsetzung Ihres Projektes. Manche Fälle stellen keine Änderungen zum Vertrag dar, da diese Informationen im Antrag nicht (zwingend) anzugeben waren. Änderungsanträge sind dagegen bei Änderungen der vertraglich vereinbarten Bedingungen notwendig, siehe Übersicht. 
    • Beachten Sie die Budgetauswirkungen, die Ihre Planänderungen haben können. Bei Transfers zwischen den einzelnen Kostenkategorien informieren Sie sich bei Ihrer Ansprechpartnerin / Ihrem Ansprechpartner beim PAD über die Notwendigkeit eines Änderungsantrags. Generell gilt, dass der vertraglich festgesetzte Gesamtzuschuss nachträglich nicht erhöht werden kann.
    • Wenn bewilligte Aktivitäten nicht durchgeführt werden, führt dies bei der Abrechnung automatisch zu einer entsprechenden Kürzung des Gesamtzuschusses. 
    • Der Änderungsantrag muss wenigstens 14 Tage vor Beginn der sich ändernden Mobilitätsmaßnahme beim PAD eingereicht werden. Er ist von der Schulleitung zu unterzeichnen. Erst nach Bewilligung des Änderungsantrags durch den PAD ist die Änderung förderfähig.
    • Senden Sie das Änderungsformular eingescannt per E-Mail oder per Post an die oder den zuständige/n Sachbearbeiter/in beim PAD.
    • Benutzen Sie das Formular Änderungsantrag Leitaktion 1 2018 [doc, 55 KB] für Projekte der Antragsrunde 2018 und das Formular Änderungsantrag Leitaktion 1 [doc, 55 KB] für Projekte ab Antragsrunde 2019.
    Änderungsanträge sind erforderlich bei Kein Änderungsantrag ist erforderlich bei
    Festsetzung eines neuen Projektbeginns. Durchführung geplanter Mobilitäten zu anderen Zeitpunkten.
    Veränderung der Dauer des Projektes. Verkürzung der Dauer einzelner Maßnahmen, aber Achtung: Budgetauswirkungen beachten!
    Änderung von Aktivitätstypen: Kurse statt Job-Shadowings oder Job-Shadowings statt Kursen. Wechsel zu einem anderen Kursanbieter.
    Verlängerung der Dauer von einzelnen Mobilitäten. Wegfall von Maßnahmen.
    Erhöhung der Anzahl der Teilnehmenden. Einer anderen Auswahl der Teilnehmenden.
    Inhaltlicher Neuausrichtung von Maßnahmen. Änderung geplanter Kurse, sofern nicht inhaltlich.
    Transfer zwischen den Budgetkategorien über den vertraglich möglichen Höchstgrenzen (Artikel I.3.3.). Z. B. bei der Umwidmung von Geldern auf nicht beantragte Kursgebühren. Wahl anderer Zielländer, aber Achtung: Budgetauswirkungen berücksichtigen!
    Durchführung virtueller Mobilitäten als Ersatz für Präsenzveranstaltungen aufgrund von COVID-19  
  • Kontaktpersonen
    • Bitte teilen Sie uns einen Wechsel der Leitung Ihrer Einrichtung oder der Kontaktperson des Projekts umgehend mit, damit wir unsere Kontaktdaten aktualisieren können.
    • Es ist von großer Wichtigkeit, dass die E-Mail-Adresse der Kontaktperson stets aktuell ist. Bei aktuellen Informationen wird stets die uns benannte Kontaktperson per E-Mail informiert.
    • Es liegt in der Verantwortung der Kontaktperson des Projektes, dass Informationen die für das Projekt relevanten Personen erreichen.
    • Im Mobility Tool muss die bisherige Kontaktperson die neue Kontaktperson anlegen und als bevorzugten Kontakt ausweisen. Beim eigenen Datensatz ist das Häkchen bevorzugter Kontakt dagegen herauszunehmen.
    • Wenn sich der authorisierte Nutzer für das Registrierungsportal (ORS) ändert, kann der bisherige authorisierte Nutzer einen neuen Nutzer hinzufügen. Informationen und Link zum Registrierungsportal
    • Hinterlegen Sie gut die Zugangsdaten (jetzt EU Login, vormals ECAS), damit der Zugang zum Registrierungsportal (ORS) und zum Mobility Tool jederzeit gewährleistet ist.
  • Stammdaten

    Sollten sich Stammdaten Ihrer Einrichtung wie Name oder Adresse ändern, müssen diese Informationen im Registrierungsportal (ORS) von Ihnen eingegeben werden. Diese Änderungen werden dann automatisch in unsere Datenbank übernommen. Die Daten der Schulleitung werden nicht im Registrierungsportal verwaltet.

    Teilen Sie eine Änderung der Schulleitung umgehend Ihrem Sachbearbeiter /Ihrer Sachbearbeiterin mit, da die Unterschriften auf Dokumenten (Änderungsantrag, Abschlusbericht) geprüft werden.

    Informationen und Link zum Registrierungsportal

    Informieren Sie Ihren PAD-Sachbearbeiter / Ihre PAD-Sachbearbeiterin umgehend über vorgenommene Änderungen.

  • Bankverbindung

    Sollte sich das Konto, auf das Förderbeträge überwiesen werden sollen, ändern, ist dringend Ihre Sachbearbeiterin / Ihr Sachbearbeiter zu informieren, damit die Zahlungen korrekt ausgeführt werden können.

    Damit ein neues Konto verwendet werden kann, muss wie bei der ursprünglichen Registrierung zusätzlich das Formblatt Finanzangaben neu ausgefüllt und im Registrierungsportal (ORS) hochgeladen werden. Informationen und den Link zum Registrierungsportal sowie das Formblatt (unter "Welche Unterlagen werden für Projekte in Leitaktion 1 benötigt?") finden Sie auf unserer Seite zum Registrierungsportal (ORS).

     

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