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Erasmus+

IT-Werkzeuge zu Leitaktion 2

Mobility Tool zur Verwaltung Ihres Projekts

Das Mobility Tool ist ein Online-Portal für die (Budget-)Verwaltung und Berichterstellung von Projekten, die im Rahmen des Programms Erasmus+ gefördert werden. Die Nutzung ist verpflichtend. In Schulpartnerschaften verwaltet jeder Partner einen eigenen Datensatz und erstellt einen eigenen (Teil-)Abschlussbericht.

In der Leitaktion 2 unterscheidet sich die Arbeit mit dem Mobility Tool je nach Vertragstyp des Projektes:

  • Bei Konsortialpartnerschaften (Innovationspartnerschaften und Partnerschaften zum Austausch guter Praxis) gibt es nur einen Datensatz für die gesamte Partnerschaft und einen Abschlussbericht über das Projekt.
  • Bei Projekten mit separaten Verträgen pro beteiligter Einrichtung (Schulpartnerschaften) verwaltet jeder Partner einen eigenen Datensatz und erstellt einen eigenen (Teil-)Abschlussbericht. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie mussten zahlreiche geplante Mobilitäten im Rahmen des Programms Erasmus+ storniert werden. Die EU-Kommission erkennt die Absage der Mobilitäten als Fälle Höherer Gewalt an, weshalb Stornierungskosten aus dem Zuschuss finanziert werden können. Unsere Anleitung zur Eingabe stornierter Mobilitäten [pdf, 498 KB] erklärt, wie die Eingabe im Mobility Tool erfolgt.

Zugang zum Mobility Tool und Projektverwaltung

Zugang

Nach Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung werden die Rahmendaten einer bewilligten Partnerschaft aus dem Antrag in das Mobility Tool übertragen. Die Kontaktperson erhält eine E-Mail, wenn das Projekt im Mobility Tool bearbeitet werden kann. Der Zugang erfolgt über ein EU Login Benutzerkonto (Mailadresse). Falls noch nicht geschehen, muss die Kontaktperson des Projektes ein EU Login Benutzerkonto anlegen. Hierbei ist es wichtig, dass dieselbe Mailadresse wie im Antrag angegeben verwendet wird, da auf diese Weise das Projekt im Mobility Tool und die Mailadresse verknüpft werden. Im Bereich "Kontakte" können ggf. weitere Personen eingetragen werden, die an der Verwaltung des Projekts im Mobility Tool mitwirken sollen.

Budgetverwaltung

Während der Projektlaufzeit dokumentiert die Kontaktperson die budgetrelevanten Aktivitäten wie Projekttreffen, Intellectual Outputs, Multiplikatorenveranstaltungen etc. im Mobility Tool.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Anleitung [pdf, 1.16 MB].

Fortschritts- und Zwischenberichte im Mobility Tool

Fortschrittsbericht

Der Termin für den Fortschrittsbericht ist der 30. Juni des Jahres nach Antragstermin. Alle Berichtsfristen finden Sie in Ihrer Finanzhilfevereinbarung (Artikel I.4.3). Projekte mit einer Laufzeit von weniger als 24 Monaten müssen keinen Fort- oder Zwischenbericht einreichen. Die Berichtsformulare stehen im Mobility Tool zur Verfügung. Die Kontaktperson des Projekts erhält per E-Mail einen entsprechenden Hinweis der NA im PAD.

Zwischenbericht

Ein Zwischenbericht wird von allen Einrichtungen eingereicht, deren Projektlaufzeit mehr als 24 Monate beträgt. Zum 30. Juni des zweiten Jahres nach Antragstermin wird der Zwischenbericht eingereicht, mit dem die zweite Vorauszahlung in Höhe von 40% des Zuschusses beantragt wird. In Projekten mit einer Laufzeit von mehr als 24 Monaten muss sowohl ein Fortschritts- als auch ein Zwischenbericht eingereicht werden. Sollten bereits zu einem früheren Zeitpunkt als dem 30. Juni des zweiten Jahres nach Antragstermin mehr als 70% der ersten Rate verbraucht sein, kann der Zwischenbericht auch früher eingereicht werden. Falls das Formular noch nicht im Mobility Tool verfügbar sein sollte, kontaktieren Sie bitte Ihre Ansprechperson im PAD.

Anleitung und Hilfe

Hier finden Sie eine Anleitung zur Fort- und Zwischenberichterstattung im Mobility Tool [pdf, 1.26 MB] oder können sich in unserem Erklärvideo informieren (die Informationen sind auch für Partnerschaften nach der Antragsrunde 2017 gültig).

Ihr Abschlussbericht im Mobility Tool

Abschlussbericht

Die Kontaktperson des Konsortialführers ist für die Erstellung und Einreichung des Abschlussberichts verantwortlich. Die Bearbeitung kann gegen Ende der Projektlaufzeit sukzessive erfolgen, das Formular wird nach jedem Verlassen in der letzten Version gespeichert. Budgetangaben wie Teilnehmerzahlen etc. werden jeweils im entsprechenden Reiter im Mobility Tool gemacht und erscheinen dann automatisch im Berichtsformular.

Die Frist für die Einreichung beträgt 60 Tage nach Projektende. Anschließend wird der Abschlussbericht begutachtet. Jedes deutsch koordinierte Projekt, dessen Abschlussbericht mit 85 oder mehr von 100 möglichen Punkten bewertet wird, erhält ein Erasmus+-Qualitätssiegel und wird in der Projektergebnisplattform als „good practice“-Projekt gekennzeichnet.

Anleitung und Hilfe

Hier finden Sie eine Anleitung zur Abschlussberichterstattung im Mobility Tool [pdf, 1.3 MB].

Aufbewahrung von Belegen

Für die Abrechnung Ihres Projekts oder für durch die Kommission oder die Nationale Agentur vorgesehene Kontrollen müssen Sie verschiedene Belege aufbewahren und/oder einreichen. Der PAD hat hierzu Merkblätter für die jeweiligen Antragsrunden erstellt:

Bitte beachten Sie, dass für alle relevanten Projektunterlagen eine bestimmte Aufbewahrungsfrist gilt (s. Art. II.27.2 der Finanzhilfevereinbarung). Sowohl während als auch nach Abschluss des Projektes kann es zu Prüfbesuchen durch die Nationale Agentur oder die Europäische Kommission kommen.

Wie Sie Projekte der Leitaktion 2 verwalten

 

Wie Sie den Zwischenbericht erstellen

Wie Sie den Abschlussbericht erstellen

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