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Erasmus+

Berichterstattung zu Projekten in Leitaktion 2

Schulpartnerschaften

Ein Teil der laufenden Dokumentation und die abschließende Berichterstattung zu strategischen Partnerschaften erfolgt über das Mobility Tool. Dabei handelt es sich um ein Online-Portal, das von der Europäischen Kommission entwickelt wurde. Die Nutzung ist im Programm Erasmus+ für alle Zuschussempfänger verpflichtend. Anleitungen und wichtige Hinweise zur Nutzung des Mobility Tools finden Sie im Bereich IT-Werkzeuge: Mobility Tool.

Zuschussempfänger sind zudem verpflichtet, ihre Projektergebnisse bis zum Projektende in der Projektergebnisplattform der EU-Kommission einzustellen und so für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Anleitungen und wichtige Hinweise zur ihrer Nutzung finden Sie im Bereich IT-Werkzeuge: Projektergebnisplattform.

Abhängig von der Projektlaufzeit müssen von allen Zuschussempfängern ggf. Fortschritts- und Zwischenberichte sowie ein Abschlussbericht eingereicht werden. Weitere Informationen siehe unten.

Jedes deutsch koordinierte Projekt, dessen Abschlussbericht mit 85 oder mehr von 100 möglichen Punkten bewertet wird, erhält ein Erasmus+-Qualitätssiegel und wird auf der Projektergebnisplattform als „good practice“-Projekt gekennzeichnet.

  • Schritte im Projektverlauf

    Von der EU-Kommission geforderte Arbeitsschritte im Projektverlauf im Überblick:

    • Projektaktivitäten im Ausland mit Details zur Aktivität (Ziel, Dauer, Teilnehmende) im Mobility Tool eintragen
    • ggf. Fortschrittsbericht zum 30.6. des Jahres nach Antragstellung im Mobility Tool einreichen (koordinierende Schulen)
    • ggf. Zwischenbericht spätestens zum 30.6. des zweiten Jahres nach Antragstellung im Mobility Tool einreichen und damit eine zweite Vorauszahlung anfordern (Projekte mit einer Laufzeit länger als 24 Monate)
    • Projektergebnisse in der Projektergebnisplattform der EU zwecks Verbreitung zur Verfügung stellen (koordinierende Schulen)
    • Abschlussbericht für das Projekt im Mobility Tool (statistische Angaben, Finanzangaben, inhaltlicher Bericht) einreichen und damit die letzte Rate anfordern.
  • Fortschritts-/Zwischenberichte

    Die Berichterstattung unterscheidet sich je nachdem, ob es sich um eine koordinierende oder Partnerschule handelt und ist abhängig von der Projektlaufzeit:

    Projekte mit einer Laufzeit von weniger als 24 Monaten

    Partnerschulen und koordinierende Schulen reichen nach Projektende einen Abschlussbericht im Mobility Tool ein.

    Projekte mit einer Laufzeit von 24 Monaten

    • Partnerschulen reichen nach Projektende einen Abschlussbericht im Mobility Tool ein.
    • Koordinierende Schulen reichen zum 30.6. des Jahres nach Antragstellung einen Fortschrittsbericht und nach Projektende einen Abschlussbericht im Mobility Tool ein.

    Projekte mit einer Laufzeit von mehr als 24 Monaten

    • Partnerschulen reichen spätestens zum 30.6. des zweiten Jahres nach Antragstellung einen Zwischenbericht und nach Projektende einen Abschlussbericht im Mobility Tool ein.
    • Koordinierende Schulen reichen zum 30.6. des Jahres nach Antragstellung einen Fortschrittsbericht ein. Spätestens zum 30.6. des zweiten Jahres nach Antragstellung reichen sie einen Zwischenbericht und nach Projektende einen Abschlussbericht im Mobility Tool ein.

    Mit dem Zwischenbericht wird die zweite Vorauszahlung in Höhe von 40% der Fördersumme angefordert. Wenn diese Mittel früher benötigt werden, kann der Zwischenbericht auch früher eingereicht werden. Bedingung für die Zahlung ist, dass mindestens 70% der ersten Vorauszahlung verausgabt wurden. Näheres finden Sie in Artikel I.4.3. der Finanzhilfevereinbarung.

    Wie funktioniert die Zwischen-/Fortschrittsberichterstattung?

  • Abschlussberichte

    Koordinierende Schulen: Inhaltlicher Gesamtbericht nach Ende des Projekts und finanzieller Bericht über die eigenen Mittel. Der inhaltliche Bericht wird in der Regel durch die Kontaktperson der koordinierenden Einrichtung in Zusammenarbeit mit den Partnern erstellt.
    Partnerschulen: Inhaltlicher Kurzbericht und finanzieller Bericht über die eigenen Mittel.

    Bitte senden Sie eine Kopie des Berichts auch an die für Erasmus+ zuständige Stelle in Ihrem Bundesland.

    Für die Einreichung des Abschlussberichtes setzt die EU-Kommission eine Frist. Sie beträgt 60 Tage nach dem Enddatum des Projektes, das in der Finanzhilfevereinbarung aufgeführt ist (30 Tage für Partnerschulen in den Antragsrunden 2016 und 2017). Den genauen Termin können Sie Ihrem Vertrag (Artikel I.4.) entnehmen. Für die Einreichung des Abschlussberichts erhalten Sie keine seperate Aufforderung per E-Mail. Bitte reichen Sie den Abschlussbericht nicht vor dem Projektende ein, da dies als vorzeitiger Projektabbruch gewertet werden kann.

    Für die Abrechnung Ihres Projekts oder für durch die NA anberaumte Kontrollen müssen Sie verschiedene Belege aufbewahren und einreichen. Der PAD hat hierzu Merkblätter für die jeweiligen Antragsrunden erstellt:

    Bitte beachten Sie, dass für alle relevanten Projektunterlagen eine bestimmte Aufbewahrungsfrist gilt (s. Art. II.27.2 der Finanzhilfevereinbarung). Sowohl während als auch nach Abschluss des Projektes kann es zu Prüfbesuchen durch die Nationale Agentur oder die Europäische Kommission kommen.

    Der Abschlussbericht wird im Mobility Tool erstellt. Anleitungen und wichtige Hinweise zu dessen Nutzung finden Sie im Bereich IT-Werkzeuge: Mobility Tool.

Lesen Sie in diesem Leitfaden, wie Sie nach Abschluss aller Aktivitäten die Wirkung Ihres Projekts erhöhen und nachhaltige Vorteile für Ihre Schule und Partner erzielen.

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