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Erasmus+

IT-Werkzeuge zu Leitaktion 2

Mobility Tool zur Verwaltung Ihres Projekts

Das Mobility Tool ist ein Online-Portal für die (Budget-)Verwaltung und Berichterstellung von Projekten, die im Rahmen des Programms Erasmus+ gefördert werden. Die Nutzung ist verpflichtend. In Schulpartnerschaften verwaltet jeder Partner einen eigenen Datensatz und erstellt einen eigenen (Teil-)Abschlussbericht.

Im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie mussten zahlreiche geplante Mobilitäten im Rahmen des Programms Erasmus+ storniert werden. Die EU-Kommission erkennt die Absage der Mobilitäten als Fälle Höherer Gewalt an, weshalb Stornierungskosten aus dem Zuschuss finanziert werden können. Unsere Anleitung zur Eingabe stornierter Mobilitäten [pdf, 498 KB] erklärt, wie die Eingabe im Mobility Tool erfolgt.

Zugang zum Mobility Tool und Projektverwaltung

Zugang

Jede der beteiligten Schulen / vorschulischen Einrichtungen verfügt über einen eigenen Datensatz im Mobility Tool. Nach Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung werden die Rahmendaten einer bewilligten Partnerschaft aus dem Antrag in das Mobility Tool übertragen. Die Kontaktperson erhält eine E-Mail, wenn das Projekt im Mobility Tool bearbeitet werden kann. Der Zugang erfolgt über ein EU Login Benutzerkonto (Mailadresse). Falls noch nicht geschehen, muss die Kontaktperson des Projektes ein EU Login Benutzerkonto anlegen. Hierbei ist es wichtig, dass dieselbe Mailadresse wie im Antrag angegeben verwendet wird, da auf diese Weise das Projekt im Mobility Tool und die Mailadresse verknüpft werden. Im Bereich "Kontakte" können ggf. weitere Personen eingetragen werden, die an der Verwaltung des Projekts im Mobility Tool mitwirken sollen.

Budgetverwaltung

Während der Projektlaufzeit dokumentiert für jede beteiligte Einrichtung die jeweilige Kontaktperson die eigenen budgetrelevanten Aktivitäten wie die Teilnahme an Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten (AUL) im Mobility Tool im zugehörigen Datensatz.

Weitere Informationen finden Sie unter Wie Sie Ihr Projekt verwalten [pdf, 1.16 MB].

Fortschritts- und Zwischenberichte im Mobility Tool

Fortschrittsbericht- und Zwischenberichte

Jede beteiligte Einrichtung reicht ihren eigenen Fortschrittsbericht ein. Der Termin ist der 30. Juni des Jahres nach Antragstermin. Die Termine können für Ihre Partnereinrichtungen abweichen, maßgeblich sind die Angaben in der eigenen Finanzhilfevereinbarung (Artikel I.4.3). Deutsche Partnerschulen müssen keinen Fort- oder Zwischenbericht einreichen, es sei denn, die Projektlaufzeit beträgt mehr als 24 Monate. Die Berichtsformulare stehen im Mobility Tool zur Verfügung. Die Kontaktperson des Projekts erhält per E-Mail einen entsprechenden Hinweis der NA im PAD.

Zwischenbericht

Ein Zwischenbericht wird von allen Einrichtungen eingereicht, deren Projektlaufzeit mehr als 24 Monate beträgt. Zum 30. Juni des zweiten Jahres nach Antragstermin wird der Zwischenbericht eingereicht, mit dem die zweite Vorauszahlung in Höhe von 40% des Zuschusses beantragt wird. Koordinierende Einrichtungen von Projekten mit einer Laufzeit von mehr als 24 Monaten reichen sowohl einen Fortschritts- als auch später einen Zwischenbericht ein.

Anleitung

Anleitung zur Fort- und Zwischenberichterstattung im Mobility Tool [pdf, 1.26 MB]

Bitte senden Sie eine Kopie jedes eingereichten Berichts auch an die für Erasmus+ zuständige Stelle in Ihrem Bundesland.

Ihr Abschlussbericht im Mobility Tool

Abschlussbericht

  • Koordinierende Einrichtung: Die Kontaktperson der koordinierenden Einrichtung ist für die Erstellung und Einreichung des inhaltlichen Gesamtberichts sowie für den eigenen finanziellen Abschlussbericht verantwortlich.
  • Partnereinrichtungen: Die Kontaktperson jeder Partnereinrichtung ist für die Erstellung eines Kurzberichts sowie für den eigenen finanziellen Abschlussbericht verantwortlich.

Die Bearbeitung kann gegen Ende der Projektlaufzeit sukzessive erfolgen, das Formular wird nach jedem Verlassen in der letzten Version gespeichert. Budgetangaben wie Teilnehmerzahlen etc. werden jeweils im entsprechenden Reiter im Mobility Tool gemacht und erscheinen dann automatisch im Berichtsformular.

Die Frist für die Einreichung beträgt 60 Tage nach Projektende. Der Abschlussbericht wird im Land der koordinierenden Einrichtung begutachtet. Jedes deutsch koordinierte Projekt, dessen Abschlussbericht mit 85 oder mehr von 100 möglichen Punkten bewertet wird, erhält ein Erasmus+-Qualitätssiegel und wird in der Projektergebnisplattform als „good practice“-Projekt gekennzeichnet.

Anleitung

Anleitung zur Abschlussberichterstattung im Mobility Tool [pdf, 1.3 MB].

Bitte senden Sie eine Kopie jedes eingereichten Berichts auch an die für Erasmus+ zuständige Stelle in Ihrem Bundesland.

Aufbewahrung von Belegen

Für die Abrechnung Ihres Projekts oder für eventuelle Kontrollen durch die Kommission oder die Nationale Agentur müssen Sie verschiedene Belege aufbewahren und/oder einreichen. Der PAD hat hierzu Merkblätter für die jeweiligen Antragsrunden erstellt:

Bitte beachten Sie, dass für alle relevanten Projektunterlagen eine bestimmte Aufbewahrungsfrist gilt (s. Art. II.27.2 der Finanzhilfevereinbarung). Sowohl während als auch nach Abschluss des Projektes kann es zu Prüfbesuchen durch die Nationale Agentur oder die Europäische Kommission kommen.

Erklärvideos

Hinweise zu Problemen mit dem Mobility Tool

Fehlermeldungen, die bei der Benutzung des Mobility Tools erscheinen können:

  • Beim Einloggen mit den EU Logindaten erscheint folgende Fehlermeldung:
    Nutzer nicht gefunden.
    Lösung: Sie haben noch keine EU Logindaten zur eingegebenen E-Mail-Adresse. Prüfen Sie anhand des Antrages, ob Sie die dort angegebene E-Mail-Adresse verwendet haben. Wenn dies der Fall ist, Sie jedoch weiterhin keinen Zugriff auf Ihren Datensatz haben, legen Sie einen neuen Benutzerzugang für diese Adresse an.
  • Beim Einloggen mit den EU Logindaten erscheint folgende Fehlermeldung:
    Falsches Passwort angegeben, bitte versuchen Sie es noch einmal. Wenn Sie Ihr EU Login-Passwort vergessen haben, können Sie es hier zurücksetzen.
    Lösung:
    Prüfen Sie, ob Mailadresse und Passwort zusammenpassen. Wenn ja, folgen Sie dem Link und setzen Ihr Passwort zurück. Dieser Vorgang muss über den Link in einer automatischen E-Mail abgeschlossen werden.
  • Nach erfolgreichem Login im Mobility Tool erscheint folgende Fehlermeldung: User not logged in Your session has expired and you are not logged in the system oder It seems that your role in the system has not been defined yet. Please contact Mobility Tool Helpdesk at your National Agency for more information.
    Lösung:
    Entweder ist Ihr Projekt noch nicht im Mobility Tool verfügbar (es kann nach Projektbeginn einige Monate dauern, bis Ihr Datensatz im Mobility Tool freigeschaltet wird) oder Sie haben sich mit einer E-Mail-Adresse eingeloggt, die nicht im Mobility Tool als Kontaktadresse angelegt ist. Dort sind automatisch die Kontaktperson und die Schulleitung mit den E-Mail-Adressen aus dem Antragsformular als Kontakte angelegt. Falls es sich um eine andere Kontaktperson handelt, benötigt die Kontaktperson für das Projekt eigene EU Logindaten.
  • Sie sind erfolgreich ins Mobility Tool gelangt und haben Ihr Projekt in der Projektliste im Mobility Tool angeklickt, können aber keine Änderungen vornehmen.
    Lösungsmöglichkeit 1: Sie sind Vertreter einer koordinierenden Einrichtung und haben möglicherweise anstelle des eigenen den Datensatz eines Projektpartners geöffnet. Ihr Datensatz ist durch den Zusatz "Beneficiary" gekennzeichnet, die Projektnummer endet auf "_1". Auf die Datensätze Ihrer Projektpartner mit der Kennzeichnung "coordinator" haben Sie nur Zugriff mit Leserechten, d.h. dort können Sie keine Änderungen vornehmen. Verlassen Sie den geöffneten Datensatz und öffnen Sie den Datensatz Ihrer eigenen Einrichtung.
    Lösungsmöglichkeit 2: Sie haben den Datensatz Ihrer Einrichtung korrekt ausgewählt und sind auch als Kontaktperson angelegt, jedoch nur mit Leserechten. (In der Kontaktliste mit dem Zusatz (v) gekennzeichnet.) Bitten Sie den Projektkoordinator an Ihrer Schule, Ihre Leserechte in Schreibrechte (in der Kontaktliste mit (e) gekennzeichnet) zu ändern. 
  • Sollten Sie ein anderes Problem haben, wenden Sie sich an Ihre Ansprechpartnerin / Ihren Ansprechpartner im PAD.

Wie Sie Ihr Projekt verwalten

Wie Sie den Fortschrittsbericht erstellen

Wie Sie den Abschlussbericht erstellen

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