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IT-Werkzeuge zu Leitaktion 1

Mobility Tool zur Verwaltung Ihres Projekts

Das Mobility Tool ist ein Online-Portal für die Verwaltung und Berichterstellung von Projekten, die im Rahmen der Leitaktion 1 und 2 gefördert werden.

Nach Unterzeichnung der Zuschussvereinbarung spielt die Nationale Agentur die Grunddaten eines bewilligten Mobilitätsprojekts in das Mobility Tool ein (z. B. Projektnummer, Titel, Kontaktperson und zeichnungsberechtigte Person, im Antrag genannte Partnereinrichtungen, Höhe der Fördersumme). Die Daten werden aus dem Antrag entnommen. Die Kontaktperson erhält eine E-Mail mit der Information, dass die Einspielung stattgefunden hat und das Projekt im Mobility Tool von ihr bearbeitet werden kann.

Lesen Sie auf dieser Seite unsere Informationen, wie Sie Ihr Projekt im Mobility Tool verwalten und den Abschlussbericht erstellen.

  • Zugang

    Wie erhalten Sie Zugang zum Mobility Tool?

    • Nach Erhalt einer automatischen E-Mail, dass die Projekt-Daten ins Mobility Tool übertragen wurden, kann die Kontaktperson die Projektdaten bearbeiten. Über den Link in dieser E-Mail ruft sie das Mobility Tool auf. Der Zugang erfolgt über ein Benutzerkonto EU Login (vormals ECAS).
    • Falls noch nicht geschehen, muss die Kontaktperson des Projektes ein Opens internal link in current windowEU Login Benutzerkonto anlegen. Hierbei ist es wichtig, dass dieselbe E-Mail-Adresse wie im Antrag aufgeführt verwendet wird.
    • Es werden alle Projekte ab der Antragsrunde 2014 angezeigt (Leitaktion 1 und Leitaktion 2), für die eine Person als Kontaktperson im entsprechenden Antrag angegeben ist (relevant ist die angegebene E-Mail-Adresse). Durch einen Klick auf die Projektnummer wird das Projekt aufgerufen, das bearbeitet werden soll.
    • Im Bereich "Kontakte" können Sie ggf. weitere Personen eintragen, die an der Verwaltung des Projekts im Mobility Tool mitwirken sollen. Dies sollte jedoch auf ein Organisationsteam beschränkt werden. Es ist nicht gefordert und auch nicht zu empfehlen, alle Teilnehmenden als Kontakte anzulegen.
  • Organisationen

    Anlegen von aufnehmenden Organisationen

    • Alle Einrichtungen, an denen Teilnehmende im Rahmen des Projekts eine Mobilitätsmaßnahme durchführen, müssen als Partner im Bereich "Organisationen" eingetragen werden (z. B. Kursveranstalter, Partnerschule …), sofern sie noch nicht im Antrag angegeben waren. Die Eintragung erfolgt am einfachsten über den PIC der besuchten Einrichtung.
    • Ohne Eingabe der Partnereinrichtungen lassen sich keine Mobilitäten anlegen!
    • Änderungen von Stammdaten der Einrichtungen (z.B. Schulname, Adresse) können nicht im Mobility Tool vorgenommen werden, diese Daten sind im Opens internal link in current windowTeilnehmerportal URF hinterlegt und müssen dort geändert werden.

    Schrittweise Anleitungen mit Abbildungen finden Sie untenstehend unter "Wie Sie Projekte der Leitaktion 1 verwalten".

  • Mobilitäten

    Anlegen der Mobilitäten

    • Für jede einzelne Mobilität müssen im Bereich "Mobilitäten" Daten zur jeweiligen Teilnehmerin / zum jeweiligen Teilnehmer und dem Auslandsaufenthalt eingegeben werden (individuelle E-Mail-Adresse für jede Teilnehmerin / jeden Teilnehmer nötig).
    • Achtung: Ohne Eingabe der Partnereinrichtungen im Bereich "Organisationen" lassen sich keine Mobilitäten anlegen!
    • Beachten Sie, dass die Entfernungskategorie mit dem Opens external link in new windowEntfernungsrechner der EU ermittelt werden muss und nicht anderweitig wie mit einem Routenplaner berechnet werden darf.
    • Achtung für Projekte aus 2017: Sie müssen für die Teilnehmenden unter Bescheinigungen die Pflichtfelder zu den ausgestellten Teilnehmerbescheinigungen ausfüllen, sonst speichert das Mobility Tool den Datensatz nicht komplett ab und das Budget wird nicht in das Budgetblatt übertragen.
    • Der Versand der E-Mails mit Links auf die Teilnehmerberichte erfolgt automatisch nach Ende der Mobilität. Achtung: Dazu müssen die Mobilitäten komplett angelegt werden (zur Bestätigung mit Häkchen).
    • Die Kontaktperson überprüft, ob alle Berichte eingereicht wurden. Der Link zum Teilnehmerbericht kann notfalls erneut versendet werden, wenn der Bericht noch nicht eingereicht wurde (Klick auf "Erneut senden" in der jeweiligen Mobilität der Teilnehmerin / des Teilnehmers).
    • Zur Information finden Sie hier nicht einreichbare PDF-Dokumente zur Ansicht 
      Startet einen DateidownloadTeilnehmerberichtsformular 2014-2016 [pdf, 70.3 KB] bzw.
      Startet einen DateidownloadTeilnehmerberichtsformular 2017 [pdf, 153 KB].

    Schrittweise Anleitungen mit Abbildungen finden Sie untenstehend unter "Wie Sie Projekte der Leitaktion 1 verwalten".

  • Bericht

    Erstellen und Einreichen des Projektabschlussberichts

    • Wichtig: Tragen Sie die Organisationspauschale im Bereich "Budget" ein, alle übrigen Pauschalen werden anhand der Eingabe der Mobilitäten automatisch in den Budgetteil und später den Abschlussbericht übernommen. Sollten Sie bei der Prüfung des Budgets Korrekturbedarf feststellen, führen Sie diese Korrekturen in der jeweiligen Mobilität (Bereich "Mobilitäten") durch. Die Änderungen werden anschließend in die Budgetübersicht und den Abschlussbericht übernommen.
    • Wenn alle Angaben für Auslandsaufenthalte vollständig sind, im Bereich "Berichte" auf "Bericht des Zuschussempfängers erstellen" klicken. Es erscheint das mit statistischen und finanziellen Daten vorausgefüllte Berichtsformular. Ergänzen Sie die Textpassagen.
    • Teilnahmebestätigungen müssen nicht mit dem Bericht zusammen eingereicht, jedoch aufbewahrt werden (s. u.). Außerdem muss bei Projekten aller Antragsjahre als Anhang die von der Schulleitung unterzeichnete Ehrenwörtliche Erklärung hochgeladen werden (die Datei kann direkt im Mobility Tool heruntergeladen werden).
    • Die Frist für die Einreichung des Abschlussberichts beträgt 60 Tage nach Projektende (d. h. nach dem in der Finanzhilfevereinbarung aufgeführten Enddatum des Projekts). Eine  Einreichung des Abschlussberichts vor offiziellem Projektende kann dazu führen, dass der PAD den Bericht zunächst ablehnen muss und Sie ihn nach Projektende erneut einreichen müssen.
    • Bitte beachten Sie, dass für alle relevanten Projektunterlagen eine bestimmte Aufbewahrungsfrist gilt (s. Art. II.20.2 der Finanzhilfevereinbarung). Sowohl während als auch nach Abschluss des Projektes kann es zu Prüfbesuchen durch die Nationale Agentur oder die Europäische Kommission kommen.

    Nähere Informationen finden Sie untenstehend unter "Wie Sie den Schlussbericht erstellen".

  • Probleme und Lösungen

    Mögliche Probleme, die bei der Benutzung des Mobility Tools auftreten können

    • Beim Einloggen mit den EU Logindaten (vormals ECAS-Zugangsdaten) erscheint folgende Fehlermeldung:
      Nutzer nicht gefunden.

      Lösung:
      Sie haben noch keine EU Logindaten zur eingegebenen E-Mail-Adresse. Prüfen Sie anhand des Antrages, ob Sie die dort angegebene E-Mail-Adresse verwendet haben. Wenn dies der Fall ist, Sie jedoch weiterhin keinen Zugriff auf Ihren Datensatz haben, legen Sie einenOpens internal link in current window neuen Benutzerzugang für diese Adresse an.
    • Beim Einloggen mit den EU Logindaten (vormals ECAS-Zugangsdaten) erscheint folgende Fehlermeldung:
      Falsches Passwort angegeben, bitte versuchen Sie es noch einmal. Wenn Sie Ihr EU Login-Passwort vergessen haben, können Sie es hier zurücksetzen.
      Lösung:
      Prüfen Sie, ob E-Mail-Adresse und Passwort zusammen passen. Wenn ja, folgen Sie dem Link und setzen Ihr Passwort zurück. Dieser Vorgang muss über den Link in einer automatischen E-Mail abgeschlossen werden.
    • Nach erfolgreichem Login im Mobility Tool erscheint folgende Fehlermeldung:
      It seems that your role in the system has not been defined yet. Please contact Mobility Tool Helpdesk at your National Agency for more information.
      Lösung:
      Sie haben sich mit einem Benutzerzugang eingeloggt, der nicht im Mobility Tool als Kontakt (mit der verwendeten E-Mail-Adresse) angelegt ist. Dort sind die Kontaktperson und die Schulleitung mit den E-Mail-Adressen aus dem Antragsformular als Kontakte vorangelegt, nicht die Kontaktperson für das Teilnehmerportal. Falls es sich um zwei verschiedene Kontaktpersonen handelt, benötigt die Kontaktperson für das Projekt Opens internal link in current windoweigene EU Logindaten.
    • Es lässt sich keine Mobilität anlegen, da unter "Aufnahmeorganisation" nur die eigene Einrichtung hinterlegt ist.
      Lösung: Die besuchte Organisation (auch Kursanbieter) muss zuerst unter "Organisationen" angelegt werden.
    • Die Mobilität wird nicht als vollständig angezeigt und die berechneten Pauschalen erscheinen nicht im Budgetteil.
      Lösung: Sie müssen für die Teilnehmenden unter Bescheinigungen Informationen zu ausgestellten Teilnehmerbescheinigungen eingeben und die Pflichtfelder dazu ausfüllen.
    • Sollten Sie ein anderes Problem haben, wenden Sie sich an Opens internal link in current windowIhre zuständige Sachbearbeiterin / Ihren zuständigen Sachbearbeiter.

Wie Sie Projekte der Leitaktion 1 verwalten

 

 

Handbuch der EU zum Mobility Tool

Wie Sie den Schlussbericht erstellen

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