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Erasmus+

IT-Werkzeuge zu Leitaktion 1 und 2

Registrierungsportal ORS

Das Registrierungsportal der Europäischen Kommission ORS (Organisation Registration System) verwaltet alle Stammdaten der am Programm Erasmus+ beteiligten Einrichtungen.

Identifikationsmerkmal der Einrichtung ist die automatisch bei der Registrierung vergebene OID (Organisations-Identifikationsnummer). Jede Einrichtung sollte nur einmal registriert sein und somit nur eine OID haben. Die OID besteht aus dem Buchstaben E gefolgt von acht Ziffern (Beispiel: E12345678).

Sollte Ihre Einrichtung bereits über einen PIC verfügen, lesen Sie bitte unsere Informationen für bereits registrierte Einrichtungen (s. u.).

Für bereits registrierte Organisationen: Vom PIC zur Organisations-ID (OID)

Zur Teilnahme am Programm Erasmus+ mussten Antragsteller/-innen ihre Einrichtung bislang im Teilnehmerportal URF registrieren. Der dort erhaltene Programmteilnehmer-Identifikations-Code (PIC) wurde für alle weiteren Kontakte mit der EU-Kommission und der Nationalen Agentur verwendet. Ab Oktober 2019 wird für alle durch Nationale Agenturen verwalteten Aktionen die neue Registrierungsplattform eingeführtund der bislang genutzte PIC wird durch die neue Organisations-ID (OID) ersetzt.

Die wichtigsten Fragen zur neuen Registrierungsplattform:

  • Muss ich mich neu registrieren, wenn ich bislang einen PIC genutzt habe?
    Nein, alle Einrichtungen, die bereits einen PIC besitzen, erhalten automatisch eine neue Organisations-ID (OID). Eine neue Registrierung ist nicht notwendig.
  • Wie finde ich meine neue OID?
    Auf der Registrierungsplattform gibt es eine Suchfunktion, mit der Sie nach Ihrer Einrichtung suchen können. Dort finden Sie dann die neue OID. Wenn Sie in einem laufenden Projekt sind, können Sie auch einfach Ihr Projekt im Mobility Tool aufrufen, dort ist die OID ebenfalls sichtbar.
  • Wie sieht die OID aus?
    Die OID besteht aus dem Buchstaben E gefolgt von acht Ziffern: E12345678. Damit ist sie einfach vom PIC zu unterscheiden, der keine Buchstaben enthält.
  • Kann ich meinen PIC weiter benutzen?
    Nein, in zukünftigen Antragsformularen und allen IT-Tools werden ab sofort ausschließlich die OIDs benutzt. Lediglich Projektnehmer in Erasmus+-Projekten, die zentral durch die EU-Kommission und nicht durch eine Nationale Agentur verwaltet werden, benutzen weiterhin den PIC.

Welche Aufgabe hat das Registrierungsportal ORS und wozu benötigt man die OID?

Im Registrierungsportal ORS werden die Stammdaten der Einrichtungen verwaltet. Ziel ist es, die Stammdaten an einer Stelle für die gesamte Dauer des Programms Erasmus+ zentral zu verwalten, um diese dann über die Verwendung der OID für alle Anträge einer Einrichtung zwischen 2014 und 2020 nutzen zu können.

Die (eindeutige) Organisations-ID wird bei jeder Antragstellung verwendet. Bei der Antragstellung von Konsortien in der Leitaktion 1 ist sowohl die OID des Antragstellers als auch der am Konsortium beteiligten Schulen / vorschulischen Einrichtungen notwendig.

Wie geht die Registrierung vor sich?

Um sich auf dem Registrierungsportal (ORS) einzuloggen, benötigen Sie ein persönliches EU Login-Benutzerkonto beim Authentifizierungsdienst der EU-Kommission (vormals ECAS – European Authentication Service). Dabei sollte es sich um die Person handeln, die die Pflege der Stammdaten im Registrierungsportal übernimmt. Details zum Benutzerkonto finden Sie hier.

Die Registrierung im Registrierungsportal kann schrittweise erfolgen. Nachdem Sie die Pflichtfelder ausgefüllt und abgespeichert haben, erhalten Sie Ihre Organisations-ID (OID). Für die vollständige Registrierung ist das Hochladen bestimmter Dokumente notwendig. Dies kann später nachgeholt werden.

Wir empfehlen folgende Informationen zur Registrierung:

Nehmen Sie hier nun die Registrierung vor.

Welche Unterlagen werden für Projekte in Leitaktion 1 benötigt?

Antragsteller müssen zusätzlich noch Dokumente im Registrierungsportal ORS (nicht im Antragsformular) hochladen. Bitte nehmen Sie dies so früh wie möglich, jedoch spätestens vier Wochen nach Ablauf der Antragsfrist vor.

Anforderungen an Partnereinrichtungen

  • Partnereinrichtungen in Konsortialanträgen (= Konsortiumsmitglieder) müssen das Rechtsträgerformular, nicht jedoch das Finanzangabenformular hochladen.
  • Weitere Partnereinrichtungen bei Leitaktion 1 (Kursanbieter, besuchte Einrichtungen) benötigen keine weiteren Unterlagen.

Rechtsträgerformular

Rechtsträgerformulare dokumentieren den Rechtsstatus der Organisation. Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich um eine öffentliche Einrichtung oder eine private handelt.

  • Das Formblatt Rechtsträger öffentliche Einrichtung für öffentliche Schulen [pdf, 70 KB] gilt für öffentliche Schulen. In der Zeile Rechtsform ist die Bezeichnung „Nichtrechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts“ vorausgefüllt. Zusätzlich zum ausgefüllten Formblatt wird ein Dokument verlangt, das die Schaffung der Einrichtung amtlich belegt. Schulen können hierfür einen Screenshot des Landesbildungsportals bzw. des offiziellen Schulverzeichnisses des Landes im Internet verwenden. Auf diesem Screenshot müssen die URL und der Eintrag der Schule lesbar sein. Bitte unter Register-Nummer die Schulnummer eintragen.
  • Das Formblatt Rechtsträger öffentliche Einrichtung [pdf, 520 KB] gilt für alle anderen öffentlichen Einrichtungen mit eigener Rechtspersönlichkeit (z. B. Landesinstitute, Hochschulen). Zusätzlich zum ausgefüllten Formblatt wird ein Dokument verlangt, das die Schaffung der Einrichtung amtlich belegt.
  • Das Formblatt Rechtsträger private Einrichtung [pdf, 585 KB] gilt für private Einrichtungen (z.B. Unternehmen oder Vereine). Zusätzlich zu diesem Formular werden je nach Art der Einrichtung die im Formular angegebenen Dokumente als Nachweis verlangt.

Finanzangabenformular

Im Formblatt Finanzangaben [pdf, 520 KB] wird für private und öffentliche Einrichtungen das Konto angegeben, das für die Zahlung der Fördergelder verwendet wird. Vorbehaltlich der Zulässigkeit nach den für Ihre Einrichtung geltenden (haushalts-)rechtlichen Bestimmungen beachten Sie bitte folgende Regeln für die Verwendung von möglichen Konten:

  • Konto der Schule oder des Trägers bzw. der zuständigen staatlichen oder kommunalen Kasse
  • Konto eines Fördervereins
  • Konten vorzugsweise der Schulleitung, die deutlich als Konten für Schulmaßnahmen gekennzeichnet sind und über die nur schulische Belange abgewickelt werden. Sollte der Kontoinhaber und damit Unterzeichnungsberechtigte des Kontos nicht die Schulleiterin oder der Schulleiter sein, muss das Finanzangabenformular von dem Kontoinhaber und zusätzlich von der Schulleiterin bzw. dem Schulleiter unterschrieben werden.

In unserer ORS-Anleitung finden Sie ab Seite 15 Informationen, wie Sie Dokumente im Registrierungsportal hochladen können.

Welche Unterlagen werden für Projekte in Leitaktion 2 benötigt?

Es müssen zusätzlich noch Dokumente im Registrierungsportal ORS (nicht im Antragsformular) hochgeladen werden. Bitte nehmen Sie dies so früh wie möglich, jedoch spätestens bei Bewilligung des Antrags vor.

  • Koordinierende Einrichtungen benötigen das jeweilige Rechtsträgerformular nebst Anlage sowie ein Finanzformular (ggf. mit Kontoauszug).
  • Partnereinrichtungen in Schulpartnerschaften benötigen dieselben Formulare wie die koordinierende Einrichtung.
  • Partnereinrichtungen in strategischen Partnerschaften/Konsortialpartnerschaften benötigen das jeweilige Rechtsträgerformular, jedoch kein Finanzformular.

Antragsteller müssen zusätzlich noch Dokumente im Registrierungsportal (nicht im Antragsformular) hochladen. Bitte nehmen Sie dies so früh wie möglich, jedoch spätestens bei Bewilligung des Antrags vor.

Rechtsträgerformular

Rechtsträgerformulare dokumentieren den Rechtsstatus der Organisation. Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich um eine öffentliche Einrichtung oder eine private handelt.

  • Das Formblatt Rechtsträger öffentliche Einrichtung für öffentliche Schulen [pdf, 70 KB] gilt für öffentliche Schulen. In der Zeile Rechtsform ist die Bezeichnung „Nichtrechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts“ vorausgefüllt. Zusätzlich zum ausgefüllten Formblatt wird ein Dokument verlangt, das die Schaffung der Einrichtung amtlich belegt. Schulen können hierfür einen Screenshot des Landesbildungsportals bzw. des offiziellen Schulverzeichnisses des Landes im Internet verwenden. Auf diesem Screenshot müssen die URL und der Eintrag der Schule lesbar sein. Bitte unter Register-Nummer die Schulnummer eintragen.
  • Das Formblatt Rechtsträger öffentliche Einrichtung [pdf, 520 KB] gilt für alle anderen öffentlichen Einrichtungen mit eigener Rechtspersönlichkeit (z. B. Landesinstitute, Hochschulen). Zusätzlich zum ausgefüllten Formblatt wird ein Dokument verlangt, das die Schaffung der Einrichtung amtlich belegt.
  • Das Formblatt Rechtsträger private Einrichtung [pdf, 585 KB] gilt für private Einrichtungen (z.B. Unternehmen oder Vereine). Zusätzlich zu diesem Formular werden je nach Art der Einrichtung die im Formular angegebenen Dokumente als Nachweis verlangt.

Finanzangabenformular

Im Formblatt Finanzangaben [pdf, 520 KB] wird für private und öffentliche Einrichtungen das Konto angegeben, das für die Zahlung der Fördergelder verwendet wird. Vorbehaltlich der Zulässigkeit nach den für Ihre Einrichtung geltenden (haushalts-)rechtlichen Bestimmungen beachten Sie bitte folgende Regeln für die Verwendung von möglichen Konten:

  • Konto der Schule oder des Trägers bzw. der zuständigen staatlichen oder kommunalen Kasse
  • Konto eines Fördervereins
  • Konten vorzugsweise der Schulleitung, die deutlich als Konten für Schulmaßnahmen gekennzeichnet sind und über die nur schulische Belange abgewickelt werden. Sollte der Kontoinhaber und damit Unterzeichnungsberechtigte des Kontos nicht die Schulleiterin oder der Schulleiter sein, muss das Finanzangabenformular von dem Kontoinhaber und zusätzlich von der Schulleiterin bzw. dem Schulleiter unterschrieben werden.

In unserer ORS-Anleitung finden Sie ab Seite 15 Informationen, wie Sie Dokumente im Teilnehmerportal URF hochladen können.

Wie gehe ich bei Änderungen der Stammdaten vor?

Änderungen von Stammdaten (Schulname, Adresse, Kontaktperson/Authorisierte Nutzer für ORS) und das Hochladen von Dokumenten müssen im Registrierungsportal (ORS) vorgenommen werden. In unserer ORS-Anleitung finden Sie ab Seite 15 Informationen, wie Sie Dokumente im Registrierungsportal hochladen oder Änderungen vornehmen können.

Eine Änderung der Schulleitung muss dem PAD schriftlich mitgeteilt werden, diese Information ist nicht im Registrierungsportal gespeichert. Informationen darüber, was bei Änderungen bei laufenden Projekten zu beachten ist, finden Sie hier für Leitaktion 1 und hier für Leitaktion 2.

Weiter zur Antragstellung

Nach der Registrierung in ORS können Sie einen Antrag für Leitaktion 1 oder für Leitaktion 2 stellen.

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