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Erasmus+

IT-Werkzeuge zu Leitaktion 1 und 2

Teilnehmerportal Unique Registration Facility (URF)

Das Teilnehmerportal URF der Europäischen Union verwaltet alle Stammdaten der am Programm Erasmus+ beteiligten Institutionen.

Identifikationsmerkmal der Einrichtung ist der automatisch bei der Registrierung in URF vergebene PIC (Programmteilnehmer-Identifikations-Code). Jede Organisation sollte nur einmal registriert sein und somit nur einen PIC haben.

Welche Aufgabe hat URF und wozu benötigt man den PIC?

Im Teilnehmerportal URF werden die Stammdaten der Organisationen verwaltet. Ziel ist es, die Stammdaten an einer Stelle für die gesamte Dauer des Programms Erasmus+ zentral zu verwalten, um diese dann über die Verwendung des PIC für alle Anträge einer Einrichtung zwischen 2014 und 2020 nutzen zu können.

Der (eindeutige) PIC der Organisation wird bei jeder Antragstellung verwendet. Bei der Antragstellung von Konsortien ist der PIC des Antragstellers notwendig, der PIC aller beteiligten Einrichtungen erwünscht.

Wie geht die Registrierung vor sich?

Um sich auf dem Teilnehmerportal URF einzuloggen, benötigen Sie einen persönlichen Benutzerzugang EU Login beim Authentifizierungsdienst der EU-Kommission (vormals ECAS – European Authentication Service). Dabei sollte es sich um die Person handeln, die die Pflege der Stammdaten im URF-Portal übernimmt. Details zum Benutzerkonto finden Sie hier.

Die Registrierung im Teilnehmerportal URF kann schrittweise erfolgen. Nachdem Sie die Pflichtfelder ausgefüllt und abgespeichert haben, erhalten Sie Ihren PIC. Für die vollständige Registrierung ist das Hochladen bestimmter Dokumente notwendig. Dies kann später nachgeholt werden.

Wir empfehlen folgende Informationen zur Registrierung:

Nehmen Sie hier nun die Registrierung vor:

Link ins Teilnehmerportal URF

Welche Unterlagen werden für Projekte in Leitaktion 1 benötigt?

Antragsteller müssen zusätzlich noch Dokumente im Teilnehmerportal URF (nicht im Antragsformular) hochladen. Bitte nehmen Sie dies so früh wie möglich, jedoch spätestens bei Bewilligung des Antrags vor.

Anforderungen an Partnereinrichtungen

  • Partnereinrichtungen in Konsortiumsanträgen benötigen keine weiteren Unterlagen.
  • Weitere Partnereinrichtungen bei Leitaktion 1 (Kursanbieter, besuchte Einrichtungen) benötigen ebenfalls keine weiteren Unterlagen.

Rechtsträgerformular

Rechtsträgerformulare dokumentieren den Rechtsstatus der Organisation. Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich um eine öffentliche Einrichtung oder eine private handelt.

  • Bitte tragen Sie unter Register-Nummer für Schulen die Schulnummer ein.
  • Formblatt Rechtsträger öffentliche Einrichtung [pdf, 49 KB]
    Dieses Formular gilt für öffentliche Einrichtungen (z.B. öffentliche Schulen und vorschulische Einrichtungen).
    Zusätzlich zum ausgefüllten Formblatt wird ein Dokument verlangt, das die Schaffung der Einrichtung amtlich belegt. Schulen können hierfür einen Screenshot des Landesbildungsportals bzw. des offiziellen Schulverzeichnisses des Landes im Internet verwenden. Auf diesem Screenshot müssen die URL und der Eintrag der Schule lesbar sein.
  • Formblatt Rechtsträger private Einrichtung [pdf, 48 KB]
    Dieses Formular gilt für private Einrichtungen (z.B. Unternehmen oder Vereine). Zusätzlich zu diesem Formular werden je nach Art der Einrichtung die im Formular angegebenen Dokumente als Nachweis verlangt.

Finanzangabenformular

In diesem Formblatt wird für private und öffentliche Einrichtungen das Konto angegeben, das für die Zahlung der Fördergelder verwendet wird.

Vorbehaltlich der Zulässigkeit nach den für Ihre Einrichtung geltenden (haushalts-)rechtlichen Bestimmungen beachten Sie bitte folgende Regeln für die Verwendung von möglichen Konten:

  • Konto der Schule oder des Trägers bzw. der zuständigen staatlichen oder kommunalen Kasse
  • Konto eines Fördervereins
  • Konten vorzugsweise der Schulleitung, die deutlich als Konten  für Schulmaßnahmen gekennzeichnet sind und über die nur schulische Belange abgewickelt werden. Sollte der Kontoinhaber und damit Unterzeichnungsberechtigte des Kontos nicht die Schulleiterin oder der Schulleiter sein, muss das Finanzangabenformular von dem Kontoinhaber und zusätzlich von der Schulleiterin bzw. dem Schulleiter unterschrieben werden.
  • Formblatt Finanzangaben [pdf, 58 KB]

In unserer URF-Anleitung finden Sie ab Seite 16 Informationen, wie Sie Dokumente im Teilnehmerportal URF hochladen können.

Welche Unterlagen werden für Projekte in Leitaktion 2 benötigt?

Es müssen zusätzlich noch Dokumente im Teilnehmerportal URF (nicht im Antragsformular) hochgeladen werden. Bitte nehmen Sie dies so früh wie möglich, jedoch spätestens bei Bewilligung des Antrags vor.

  • Koordinierende Einrichtungen benötigen das jeweilige Rechtsträgerformular nebst Anlage sowie ein Finanzformular (ggf. mit Kontoauszug).
  • Partnereinrichtungen in strategischen Partnerschaften ausschließlich zwischen Schulen benötigen dieselben Formulare wie die koordinierende Einrichtung.
  • Partnereinrichtungen in Konsortiumsanträgen benötigen das jeweilige Rechtsträgerformular, jedoch kein Finanzformular.

Rechtsträgerformular

Rechtsträgerformulare dokumentieren den Rechtsstatus der Organisation. Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich um eine öffentliche Einrichtung oder eine private handelt.

  • Bitte tragen Sie unter Register-Nummer für Schulen die Schulnummer ein.
  • Formblatt Rechtsträger öffentliche Einrichtung [pdf, 49 KB]
    Dieses Formular gilt für öffentliche Einrichtungen (z.B. öffentliche Schulen und vorschulische Einrichtungen).
    Zusätzlich zum ausgefüllten Formblatt wird ein Dokument verlangt, das die Schaffung der Einrichtung amtlich belegt. Schulen können hierfür einen Screenshot des Landesbildungsportals bzw. des offiziellen Schulverzeichnisses des Landes im Internet verwenden. Auf diesem Screenshot müssen die URL und der Eintrag der Schule lesbar sein.
  • Formblatt Rechtsträger private Einrichtung [pdf, 48 KB]
    Dieses Formular gilt für private Einrichtungen (z.B. Unternehmen oder Vereine). Zusätzlich zu diesem Formular werden je nach Art der Einrichtung die im Formular angegebenen Dokumente als Nachweis verlangt.

Finanzangabenformular

In diesem Formblatt wird für private und öffentliche Einrichtungen das Konto angegeben, das für die Zahlung der Fördergelder verwendet wird.

Vorbehaltlich der Zulässigkeit nach den für Ihre Einrichtung geltenden (haushalts-)rechtlichen Bestimmungen beachten Sie bitte folgende Regeln für die Verwendung von möglichen Konten:

  • Konto der Schule oder des Trägers bzw. der zuständigen staatlichen oder kommunalen Kasse
  • Konto eines Fördervereins
  • Konten vorzugsweise der Schulleitung, die deutlich als Konten für Schulmaßnahmen gekennzeichnet sind und über die nur schulische Belange abgewickelt werden. Sollte der Kontoinhaber und damit Unterzeichnungsberechtigte des Kontos nicht die Schulleiterin oder der Schulleiter sein, muss das Finanzangabenformular von dem Kontoinhaber und zusätzlich von der Schulleiterin bzw. dem Schulleiter unterschrieben werden.
  • Formblatt Finanzangaben [pdf, 58 KB]

In unserer URF-Anleitung finden Sie ab Seite 16 Informationen, wie Sie Dokumente im Teilnehmerportal URF hochladen können.

Wie gehe ich bei Änderungen der Stammdaten vor?

Änderungen von Stammdaten (Schulname, Adresse, Kontaktperson für URF) und das Hochladen von Dokumenten müssen im Teilnehmerportal URF vorgenommen werden.

Eine Änderung der Schulleitung muss dem PAD schriftlich mitgeteilt werden, diese Information ist nicht im Teilnehmerportal gespeichert.

Link ins Teilnehmerportal URF

In unserer URF-Anleitung finden Sie ab Seite 16 Informationen, wie Sie Dokumente im Teilnehmerportal URF hochladen oder Änderungen vornehmen können.

Informationen, was bei Änderungen bei laufenden Projekten zu beachten ist, finden Sie hier für Leitaktion 1 und hier für Leitaktion 2.

Weiter zur Antragstellung

Nach der Registrierung in URF können Sie einen Antrag für Leitaktion 1 oder für Leitaktion 2 stellen.

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