• Die geförderte Einrichtung muss in Absprache mit Ihrem Kollegium entscheiden, welche Personen welche Maßnahmen besuchen sollen.
• Festsetzung der Höhe und Modalitäten der Zahlungen an die Teilnehmenden. Denken Sie daran, dass Ihrer Einrichtung bis zur Einreichung des Abschlussberichts nur 80 % der bewilligten Gelder zur Verfügung stehen.
  Falls Personen mehrere Kurse besuchen, ist zu beachten, dass die Kursgebühren mit maximal 700 Euro pro Person über die gesamte Laufzeit des Projektes gefördert werden.
• Fortbildungskurse und Reisen können von der Schule oder den einzelnen Teilnehmenden gebucht werden.
• Beachten Sie, dass Fortbildungskurse teilweise von „kommerziellen Vermittlern“ vermarktet werden. Aus gegebenem Anlass weisen wir darauf hin, dass alle Kursangebote i. d. R. auch direkt bei den Kursanbietern gebucht werden können. Kommerzielle Vermittler stellen oftmals zusätzliche hohe Service- oder Anmeldekosten in Rechnung.
• Abschluss von Teilnehmervereinbarungen:
  Die Teilnehmervereinbarung (s. entsprechenden Anhang der Finanzhilfevereinbarung) regelt die vertraglichen Bedingungen zwischen der geförderten antragstellenden Einrichtung und jeder einzelnen Teilnehmerin bzw. jedem einzelnen Teilnehmer an einer Fortbildungsmaßnahme über die jeweiligen Aufgaben und die Auszahlung des Zuschusses. Diese ist nicht beim PAD einzureichen, sondern verbleibt bei den Unterzeichnern. Die Anlage "Mobilitätsvereinbarung" (Anlage I des Dokuments) ist nur bei Job-Shadowings und Lehraufenthalten zu verwenden. Bei strukturierten Fortbildungskursen ist der Inhalt durch die Buchung automatisch vereinbart. Wir stellen Ihnen die Teilnehmervereinbarung für das jeweilige Antragsjahr im Bereich Vertragsunterlagen zur Verfügung.

• Mit Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung verpflichten Sie sich unter anderem, das sogenannte Mobility Tool zu nutzen. In diesem Tool wird der Projektfortschritt dokumentiert.
• Alle Mobilitäten im Rahmen Ihres Projekts müssen jeweils vor Beginn der Mobilität eingetragen werden. Es empfiehlt sich der Zeitpunkt, zu dem Buchungen vorgenommen werden, spätestens dann stehen die Teilnehmerin bzw. der Teilnehmer, Kursanbieter oder besuchte Partnereinrichtung und Zeitpunkt fest.
• Zum Ende der Mobilitätsmaßnahmen werden automatisch E-Mails mit den Links zu den Teilnehmerberichten an die im Mobility Tool hinterlegten E-Mail-Adressen gesendet, die dann innerhalb von 30 Tagen von den Teilnehmenden auszufüllen und online einzureichen sind. Die Kontaktperson sollte die Einreichung überprüfen.
• Am Ende der Projektlaufzeit erstellen Sie mit dem Mobility Tool den Abschlussbericht.
• Detaillierte Informationen zum Mobility Tool finden Sie im Bereich IT-Werkzeuge.

Nach Vertragsabschluss haben Sie eine erste Rate in Höhe von 80 % des bewilligten Gesamtzuschusses ohne weitere Ankündigung erhalten.

Die verbleibenden 20 % der Zuschusssumme werden nach Genehmigung des Abschlussberichts ausgezahlt, sofern die Aktivitäten wie im Antrag beschrieben und im Vertrag genehmigt durchgeführt werden. Sollten weniger und/oder kürzere Mobilitäten durchgeführt worden sein, wird die Höhe der Schlussrate entsprechend angepasst.

Prüfen Sie bei der Einreichung Ihres Berichts, ob das bei Vertragsabschluss angegebene Konto noch Gültigkeit hat. Im Falle einer Kontoänderung informieren Sie sich unter Änderungen, welche Schritte notwendig sind. Nach Abrechnung des Projekts durch den PAD erhalten Sie einen Abrechnungsbescheid, in dem die Höhe der Schlusszahlung aufgeführt ist.

Der Erasmus+ Programmleitfaden schreibt vor, dass jede am Programm teilnehmende Einrichtung „wirksame Verfahren und Regelungen eingerichtet haben [muss], um die Sicherheit und den Schutz der Teilnehmer zu fördern und gewährleisten“ (Programmleitfaden, S. 10f.) Dazu gehört auch, dass Sie nachhalten, dass die Teilnehmenden entsprechend versichert sind (Auslandskrankenversicherung, ggf. Reiseversicherung und Haftpflichtversicherung etc.).

Legen Sie den Teilnehmenden zudem eine Europäische Krankenversicherungskarte nahe. Diese kostenlose Karte eröffnet den Zugang zu medizinisch notwendigen Leistungen des öffentlichen Gesundheitswesens in allen 28 EU-Ländern sowie in Island, Liechtenstein und Norwegen zu den gleichen Bedingungen und Kosten (d. h. je nach Land auch kostenlos), die auch für die Bürger des jeweiligen Landes gegeben sind. Weitere Informationen zu dieser Karte sowie Angaben dazu, wo Sie diese Karte erhalten.